Метод Канбан, разработанный Дэвидом Дж. Андерсоном, представляет собой подход для постепенного развития систем в обучающихся организациях. Его основы состоят из двух типов принципов (управление изменениями и предоставление услуг) и шести практик.
Принципы управления изменениями: начинать с текущих процессов, вносить постепенные изменения и поощрять лидерство на всех уровнях. Этот эволюционный подход минимизирует сопротивление изменениям.
Принципы предоставления услуг: фокусироваться на потребностях клиентов, управлять работой (а не людьми) и регулярно проверять сеть услуг. Это развивает культуру постоянного совершенствования, ориентированную на клиента.
Ключевые элементы Канбан включают:
Доска Канбан для визуализации работы
Ограничения WIP (незавершенной работы) для предотвращения перегрузки
Время цикла и другие показатели для измерения потока
Ритмы для эволюционных изменений
При вдумчивом применении метод Канбан позволяет командам оптимизировать предоставление услуг с помощью постепенных, эволюционных улучшений с минимальными нарушениями. Это ценный подход для организаций, стремящихся повысить возможности гибкости и непрерывной поставки.
Дэвид Дж. Андерсон, - пионер в области бережливого производства и Канбан в сфере наукоемких (интеллектуальных) технологий и один из отцов-основателей метода Канбан. Именно он сформулировал метод Канбан как подход к поэтапному, эволюционному процессу изменения систем для обучающихся организаций («работающих с умом»).
По словам Дж. Андерсона, Канбан полезен для управления проектами и оптимальной эффективности рабочего процесса, ориентирован на достижение цели, и его основы можно разбить на два типа принципов и шесть практик.
Давайте посмотрим, что представляют собой принципы метода Канбан:
1) Принципы управления изменениями:
Начните с того, что вы делаете сейчас;
Согласитесь проводить постепенные эволюционные изменения;
Поощряйте акты лидерства на всех уровнях.
2) Принципы предоставления услуг:
Сосредоточьтесь на потребностях и ожиданиях клиентов;
Управляйте работой, а не работниками;
Регулярно проверяйте сеть услуг.
Любой инновационной, а значит, обучающейся организации, свойственно стремление к эволюционным изменениям и постоянному совершенствованию. Важнейшая задача управления изменениями – это обеспечение «бесшовной» интеграции новых задач и процессов с уже существующими без нарушения рабочего процесса. Решить именно эту далеко не простую задачу помогает метод Канбан.
Принципы управления изменениями Канбан.
Принцип 1: Начните с того, что вы делаете сейчас
Канбан предлагает возможность гибкого использования метода в дополнение к существующим рабочим системам и процессам без нарушения существующих процедур. Канбан-метод настоятельно рекомендует не вносить какие-либо изменения в существующую настройку/процесс сразу. Важным ограничением и одновременно достоинством является то, что Канбан может и должен применяться непосредственно к текущему рабочему процессу. Любые необходимые изменения могут происходить постепенно в течение определенного периода времени в удобном для команды темпе.
Сам подход признает, что существующие процессы, роли, обязанности и должности имеют ценность и, как правило, их стоит сохранить. В отличие от других методов, Канбан сам по себе не навязывает никаких организационных изменений. Таким образом, нет необходимости вносить изменения в существующие роли и функции, которые могут работать хорошо. Команда будет совместно определять и внедрять любые необходимые изменения.
Естественно, что в процессе реализации изменения метод «высветит» проблемы, которые необходимо решить, и поможет оценить и спланировать изменения таким образом, чтобы их внедрение происходило без ущерба (или с минимальными издержками) для участников и заинтересованных сторон.
Принцип 2: Соглашайтесь на постепенные, эволюционные изменения
Канбан-метод призван поддерживать процессный подход в управлении изменениями, что заключается в небольших и постепенных, но постоянных эволюционных изменениях в текущем процессе путем внедрения новых форм сотрудничества и обратной связи. Поэтому он рассчитан на минимальное сопротивление системы.
Как правило, радикальные изменения в Канбан не приветствуются, поскольку, как считает организационная психология, штурмовые преобразования в организации обычно встречают сопротивление из-за страха или неуверенности.
Напротив, внедрение множества мелких изменений снижает риск для всей системы. Эволюционный подход Канбан приводит к низкому или нулевому сопротивлению в команде и вовлеченных заинтересованных сторонах.
Принцип 3: Поощряйте акты лидерства на всех уровнях
Организационное лидерство на всех уровнях основывается на знаниях и повседневных, рутинных действиях людей, направленных на улучшение методов их работы. Каким бы незначительным ни казался тот или иной аспект деятельности или знания об этой деятельности, каждое совместное наблюдение способствует непрерывному совершенствованию мышления (кайдзен) для достижения оптимальной производительности.
Модель лидерства, направленная на совершенствование мышления, может быть в равной степени успешно реализована на уровне команды / отдела / компании. Но решение этой задачи – это результат совместного творчества, а не привилегия или исключительная обязанность уровня управления. Люди на всех уровнях могут предлагать идеи и проявлять лидерство в реализации изменений, чтобы постоянно улучшать способы предоставления продуктов и услуг.
Эти три принципа помогают организациям преодолеть типичное эмоциональное сопротивление и страх перед переменами, которые обычно сопровождают любые инициативы по изменению организации.
Принципы предоставления услуг
Принцип 1: Сосредоточьтесь на потребностях и ожиданиях клиента
Предоставление ценности клиенту должно находиться в центре производственной философии каждой организации. Понимание потребностей и ожиданий клиентов привлекает внимание к качеству предоставляемых услуг и ценности, которую они создают.
Принцип 2: Управляйте работой
Управление работой в сети услуг гарантирует, что у людей будет возможность самоорганизоваться вокруг работы. Это позволяет управленцам сосредоточиться на достижении желаемых результатов без агитации, помпы и суеты, то есть без шума, создаваемого людьми, управляемыми на микроуровне и непосредственно занятыми в обслуживании.
Принцип 3. Регулярно проверяйте сеть услуг
После разработки и внедрения, сервис-ориентированный подход требует постоянной оценки для развития культуры обслуживания клиентов. Используя регулярные обзоры сети услуг и оценку применяемых рабочих политик, Канбан поощряет улучшение результатов и поступательный рост качества.
Таким образом, Канбан как метод управления направлен на разработку сервисно-ориентированного подхода. Этот подход требует:
глубокого понимания потребностей клиентов;
создания сети услуг, в которой происходит консолидация рабочего коллектива - люди самоорганизуются вокруг работы;
обеспечения непрерывного развития системы «изнутри».
Глоссарий, который поможет начать работу с Канбан
Канбан-доска — один из ключевых компонентов метода Канбан, на котором визуализируются все рабочие элементы. Она должна быть разделен как минимум на 3 столбца — «Запрос», «Выполнение», «Готово», каждый из которых представляет различные этапы рабочего процесса.
Столбцы — элементы, разделяющие доску Канбан по вертикали, каждый из которых представляет отдельный этап рабочего процесса. Каждая канбан-доска имеет 3 столбца по умолчанию: «Запрошено», «Выполняется», «Готово». В зависимости от сложности рабочего процесса эти три этапа можно разделить на множество более мелких подстолбцов
Swimlanes — дорожки, разделяющие канбан-доску на горизонтальные секции. Команды используют их для визуального разделения различных типов работы на одной доске и организации однородных задач в группы.
Канбан-карта — карточка, представляющая тот или иной рабочий элемент, перемещаемая по канбан-доске. Карточка содержит важные сведения о задачах, сроках, объеме работ, ответственных исполнителях и т. д.
Блок («Заблокировано») — указание на проблему с рабочим элементом, препятствующую его продвижению вперед.
Визуальные метрики — визуальные инструменты, позволяющие рабочей команде видеть процесс и обнаруживать способы его совершенствования.
Время цикла — период времени между переносом задачи в столбец «Выполняется» и ее выводом в столбец «Готово». Проще говоря, время цикла начинается в тот момент, когда новая задача переходит на стадию «в процессе» и кто-то действительно работает над ней.
Суммарная блок-схема — Наглядная диаграмма, которая показывает время цикла, незавершенное производство и пропускную способность за определенный период времени в цветных полосах.
Время выполнения — период времени между запросом новой задачи (неважно, работает ли над ней кто-либо или нет) и удалением из системы.
Пропускная способность — количество рабочих элементов, прошедших (все этапы вплоть до стадии завершения) через систему или процесс за определенный период. Пропускная способность — это ключевой показатель, показывающий, насколько продуктивна команда с течением времени.
Отставание — сводный список рабочих элементов, которые необходимо выполнить, но которым еще не присвоен приоритет. Обычно первая колонка на доске — это невыполненная работа.
Работа в процессе (WIP) — текущий объем работы, которая еще не завершена.
Ограничения WIP — нормативное ограничение количества задач, над которыми команда может работать одновременно, чтобы избежать перегрузки и переключения контекста.
Классы обслуживания — набор политик, которые помогают Agile-командам расставлять приоритеты в рабочих элементах и проектах.
Каденции (Kanban Cadences) — циклически повторяющиеся встречи, которые способствуют эволюционным изменениям и предоставлению услуг, соответствующих ожиданиям клиента или превосходящих такие ожидания.
Программное обеспечение Канбан — цифровые системы, которые поддерживают практическое применение методов и принципов Канбан для использования различными командами и организациями любого размера.
Политики процесса — это правила или рекомендации, которые разрабатывает команда, использующая доску Канбан, чтобы использовать ее последовательно.
Скрамбан — гибридная методология изначально предназначалась для облегчения перехода команд от схватки к канбан
Часто задаваемые вопросы
Чем Канбан отличается от других гибких методологий, таких как Скрам?В то время как Канбан и Скрам являются гибкими методологиями, Канбан фокусируется на визуализации и оптимизации рабочего процесса, а Скрам делает упор на итерации фиксированной длины (спринты) и предписанные роли. Канбан более гибкий и адаптируемый к существующим процессам, что делает его подходящим для команд, стремящихся постепенно улучшить свой рабочий процесс.
Можно ли использовать Канбан в контекстах, не связанных с разработкой программного обеспечения?Да, принципы и практики Канбана могут быть применены к различным отраслям и контекстам за пределами разработки программного обеспечения, таким как производство, маркетинг, продажи и даже личная продуктивность. Основные концепции визуализации работы, ограничения незавершенной работы и постоянного совершенствования являются универсально применимыми.
Как определить оптимальные ограничения незавершенной работы (WIP) для команды Канбан?Ограничения WIP должны устанавливаться исходя из возможностей команды и характера работы. Хорошей отправной точкой является установление ограничения WIP на количество членов команды или немного выше. Отслеживайте поток работы и корректируйте ограничения по мере необходимости, чтобы минимизировать узкие места и оптимизировать пропускную способность.
Каких распространенных ошибок следует избегать при внедрении Канбана?Распространенные ошибки включают:
Неполное принятие принципов Канбана и использование доски в качестве простого инструмента отслеживания задач.
Установка слишком высоких ограничений WIP или их несоблюдение.
Пренебрежение регулярным пересмотром и оптимизацией процесса.
Чрезмерное внимание к индивидуальным показателям вместо общей пропускной способности системы.
Визуальная природа Канбана помогает командам выявлять и управлять зависимостями, делая их видимыми на доске. Команды могут использовать такие методы, как цветовое кодирование, плавательные дорожки или специальные маркеры для выделения зависимых задач. Эта прозрачность обеспечивает лучшую координацию и планирование для минимизации блокировок.
Какие показатели, кроме времени цикла, должны отслеживать команды Канбан?В дополнение к времени цикла, команды Канбан могут отслеживать такие показатели, как пропускная способность (количество выполненных задач в единицу времени), время выполнения (время от создания задачи до ее завершения) и эффективность потока (отношение активного рабочего времени к общему времени цикла). Эти показатели дают представление о производительности команды и помогают выявить возможности для улучшения.
Как часто команда Канбан должна пересматривать и корректировать свой процесс?Команды Канбан должны регулярно пересматривать и корректировать свой процесс в рамках усилий по непрерывному совершенствованию. Частота этих обзоров может варьироваться в зависимости от потребностей команды и скорости изменений в их среде. Многие команды считают эффективными еженедельные или двухнедельные обзоры.
Можно ли использовать Канбан в сочетании с другими методологиями или фреймворками?Да, Канбан легко адаптируется и может использоваться в сочетании с другими методологиями или фреймворками, такими как Скрам (часто называемый Скрамбан), DevOps или Lean. Ключевым моментом является понимание принципов, лежащих в основе каждого подхода, и их интеграция таким образом, чтобы это приносило пользу команде и организации.
Как Канбан поддерживает сотрудничество и общение внутри команды?Канбан способствует сотрудничеству и общению, предоставляя общее наглядное представление о работе и рабочем процессе. Доска Канбан служит центральным элементом для обсуждений, планирования и решения проблем. Регулярные встречи, такие как ежедневные летучки и обзорные сессии, еще больше улучшают сотрудничество и коммуникацию.
Какую роль играет лидерство в среде Канбан?В среде Канбан лидерство поощряется на всех уровнях, а не только со стороны назначенных руководителей. Лидеры отвечают за постановку видения, формирование культуры непрерывного совершенствования и предоставление команде возможности брать на себя ответственность за свою работу и процесс. Эффективные лидеры Канбан сосредотачиваются на обеспечении успеха команды, а не на микроуправлении задачами.
