Занимательная статистика
Дэвид Дж. Андерсон, - пионер в области бережливого производства и Канбан в сфере наукоемких (интеллектуальных) технологий и один из отцов-основателей метода Канбан. Именно он сформулировал метод Канбан как подход к поэтапному, эволюционному процессу изменения систем для обучающихся организаций («работающих с умом»).
По словам Дж. Андерсона, Канбан полезен для управления проектами и оптимальной эффективности рабочего процесса, ориентирован на достижение цели, и его основы можно разбить на два типа принципов и шесть практик.
Давайте посмотрим, что представляют собой принципы метода Канбан:
1) Принципы управления изменениями:
Начните с того, что вы делаете сейчас;
Согласитесь проводить постепенные эволюционные изменения;
Поощряйте акты лидерства на всех уровнях.
2) Принципы предоставления услуг:
Сосредоточьтесь на потребностях и ожиданиях клиентов;
Управляйте работой, а не работниками;
Регулярно проверяйте сеть услуг.
Любой инновационной, а значит, обучающейся организации, свойственно стремление к эволюционным изменениям и постоянному совершенствованию. Важнейшая задача управления изменениями – это обеспечение «бесшовной» интеграции новых задач и процессов с уже существующими без нарушения рабочего процесса. Решить именно эту далеко не простую задачу помогает метод Канбан.
Принципы управления изменениями Канбан.
Принцип 1: Начните с того, что вы делаете сейчас
Канбан предлагает возможность гибкого использования метода в дополнение к существующим рабочим системам и процессам без нарушения существующих процедур. Канбан-метод настоятельно рекомендует не вносить какие-либо изменения в существующую настройку/процесс сразу. Важным ограничением и одновременно достоинством является то, что Канбан может и должен применяться непосредственно к текущему рабочему процессу. Любые необходимые изменения могут происходить постепенно в течение определенного периода времени в удобном для команды темпе.
Сам подход признает, что существующие процессы, роли, обязанности и должности имеют ценность и, как правило, их стоит сохранить. В отличие от других методов, Канбан сам по себе не навязывает никаких организационных изменений. Таким образом, нет необходимости вносить изменения в существующие роли и функции, которые могут работать хорошо. Команда будет совместно определять и внедрять любые необходимые изменения.
Естественно, что в процессе реализации изменения метод «высветит» проблемы, которые необходимо решить, и поможет оценить и спланировать изменения таким образом, чтобы их внедрение происходило без ущерба (или с минимальными издержками) для участников и заинтересованных сторон.
Принцип 2: Соглашайтесь на постепенные, эволюционные изменения
Канбан-метод призван поддерживать процессный подход в управлении изменениями, что заключается в небольших и постепенных, но постоянных эволюционных изменениях в текущем процессе путем внедрения новых форм сотрудничества и обратной связи. Поэтому он рассчитан на минимальное сопротивление системы.
Как правило, радикальные изменения в Канбан не приветствуются, поскольку, как считает организационная психология, штурмовые преобразования в организации обычно встречают сопротивление из-за страха или неуверенности.
Напротив, внедрение множества мелких изменений снижает риск для всей системы. Эволюционный подход Канбан приводит к низкому или нулевому сопротивлению в команде и вовлеченных заинтересованных сторонах.
Принцип 3: Поощряйте акты лидерства на всех уровнях
Организационное лидерство на всех уровнях основывается на знаниях и повседневных, рутинных действиях людей, направленных на улучшение методов их работы. Каким бы незначительным ни казался тот или иной аспект деятельности или знания об этой деятельности, каждое совместное наблюдение способствует непрерывному совершенствованию мышления (кайдзен) для достижения оптимальной производительности.
Модель лидерства, направленная на совершенствование мышления, может быть в равной степени успешно реализована на уровне команды / отдела / компании. Но решение этой задачи – это результат совместного творчества, а не привилегия или исключительная обязанность уровня управления. Люди на всех уровнях могут предлагать идеи и проявлять лидерство в реализации изменений, чтобы постоянно улучшать способы предоставления продуктов и услуг.
Эти три принципа помогают организациям преодолеть типичное эмоциональное сопротивление и страх перед переменами, которые обычно сопровождают любые инициативы по изменению организации.
Принципы предоставления услуг
Принцип 1: Сосредоточьтесь на потребностях и ожиданиях клиента
Предоставление ценности клиенту должно находиться в центре производственной философии каждой организации. Понимание потребностей и ожиданий клиентов привлекает внимание к качеству предоставляемых услуг и ценности, которую они создают.
Принцип 2: Управляйте работой
Управление работой в сети услуг гарантирует, что у людей будет возможность самоорганизоваться вокруг работы. Это позволяет управленцам сосредоточиться на достижении желаемых результатов без агитации, помпы и суеты, то есть без шума, создаваемого людьми, управляемыми на микроуровне и непосредственно занятыми в обслуживании.
Принцип 3. Регулярно проверяйте сеть услуг
После разработки и внедрения, сервис-ориентированный подход требует постоянной оценки для развития культуры обслуживания клиентов. Используя регулярные обзоры сети услуг и оценку применяемых рабочих политик, Канбан поощряет улучшение результатов и поступательный рост качества.
Таким образом, Канбан как метод управления направлен на разработку сервисно-ориентированного подхода. Этот подход требует:
глубокого понимания потребностей клиентов;
создания сети услуг, в которой происходит консолидация рабочего коллектива - люди самоорганизуются вокруг работы;
обеспечения непрерывного развития системы «изнутри».
Глоссарий, который поможет начать работу с Канбан
Канбан-доска — один из ключевых компонентов метода Канбан, на котором визуализируются все рабочие элементы. Она должна быть разделен как минимум на 3 столбца — «Запрос», «Выполнение», «Готово», каждый из которых представляет различные этапы рабочего процесса.
Столбцы — элементы, разделяющие доску Канбан по вертикали, каждый из которых представляет отдельный этап рабочего процесса. Каждая канбан-доска имеет 3 столбца по умолчанию: «Запрошено», «Выполняется», «Готово». В зависимости от сложности рабочего процесса эти три этапа можно разделить на множество более мелких подстолбцов
Swimlanes — дорожки, разделяющие канбан-доску на горизонтальные секции. Команды используют их для визуального разделения различных типов работы на одной доске и организации однородных задач в группы.
Канбан-карта — карточка, представляющая тот или иной рабочий элемент, перемещаемая по канбан-доске. Карточка содержит важные сведения о задачах, сроках, объеме работ, ответственных исполнителях и т. д.
Блок («Заблокировано») — указание на проблему с рабочим элементом, препятствующую его продвижению вперед.
Визуальные метрики — визуальные инструменты, позволяющие рабочей команде видеть процесс и обнаруживать способы его совершенствования.
Время цикла — период времени между переносом задачи в столбец «Выполняется» и ее выводом в столбец «Готово». Проще говоря, время цикла начинается в тот момент, когда новая задача переходит на стадию «в процессе» и кто-то действительно работает над ней.
Суммарная блок-схема — Наглядная диаграмма, которая показывает время цикла, незавершенное производство и пропускную способность за определенный период времени в цветных полосах.
Время выполнения — период времени между запросом новой задачи (неважно, работает ли над ней кто-либо или нет) и удалением из системы.
Пропускная способность — количество рабочих элементов, прошедших (все этапы вплоть до стадии завершения) через систему или процесс за определенный период. Пропускная способность — это ключевой показатель, показывающий, насколько продуктивна команда с течением времени.
Отставание — сводный список рабочих элементов, которые необходимо выполнить, но которым еще не присвоен приоритет. Обычно первая колонка на доске — это невыполненная работа.
Работа в процессе (WIP) — текущий объем работы, которая еще не завершена.
Ограничения WIP — нормативное ограничение количества задач, над которыми команда может работать одновременно, чтобы избежать перегрузки и переключения контекста.
Классы обслуживания — набор политик, которые помогают Agile-командам расставлять приоритеты в рабочих элементах и проектах.
Каденции (Kanban Cadences) — циклически повторяющиеся встречи, которые способствуют эволюционным изменениям и предоставлению услуг, соответствующих ожиданиям клиента или превосходящих такие ожидания.
Программное обеспечение Канбан — цифровые системы, которые поддерживают практическое применение методов и принципов Канбан для использования различными командами и организациями любого размера.
Политики процесса — это правила или рекомендации, которые разрабатывает команда, использующая доску Канбан, чтобы использовать ее последовательно.
Скрамбан — гибридная методология изначально предназначалась для облегчения перехода команд от схватки к канбан
