Исходная статья изучает значимые инструменты, выполнения успешной удаленной работы.
Основные инструменты представляют собой Google Docs для коллективного создания текстов, Zoom для продуктивных видеоконференций, Dropbox для безопасного обмена информацией, Rememo для управления рабочими процессами с помощью онлайн-досок Kanban, LightShot для быстрого снятия и отправки скриншотов, GitHub для работе над общими проектами и их хранения, а профессиональный инструмент LastPass для защищенного формирования и хранения важных паролей.
Спектр полезных приложений может варьироваться в зависимости от необходимостей коллаборации и конкретного проекта.
У разных руководителей имеются разные методы работы с удаленными сотрудниками. Многие, к сожалению, думают что такая работа - это когда сотрудники в своем тихом уголке сидят и что-то делают. В наше время удаленная работа служит отличным инструментом для общения и для организации самой работы.
Новейшие сервисы по хранению файлов и ходу работы над ними, видеосвязь наоборот способствуют тому, что работы становится больше вместе с тем что она не менее эффективна.
Число удобных приложений для удаленной работы постоянно растет, в список вошли основные инструменты для успешного старта удаленной работы.
1. Документы Google
Google Docs — это пакет для офисных программ, который содержит в себе табличные, картинки, презентации, тесты и т.д. Т.е. это бесплатное дополнение к домашнему офису, позволяющее непосредственно создавать новые документы в реальном времени.
Внешне документ Google похож на обычный Microsoft Word. Т.е. в нем также можно копировать, изменять цвет и шрифт текста, делать выравнивание и вставлять разные элементы.
Так что пользоваться им может большая часть пользователей, не делая дополнительного обучения.
Основные возможности:
Совместный доступ. Вся команда сможет работать над проектом одновременно. Достаточно лишь создать базовый документ и выбрать один из режимов доступа: просмотр, редактирование или комментирование. Документ можно опубликовать в социальных сетях или пригласить команду по электронной почте.
Комментирование. Участники проекта могут признаком указать свои комментарии с помощью сносок, впоследствии их можно исполнить. Это прекрасный метод выполнения командной работы.
Разнообразные элементы. При этом текст дополнят изображения, формулы, таблицы и др. (В текст можно вставить Google таблицу, и при внесении в нее изменений изменения автоматически появятся в подключенном документе).
Расширение возможностей инструмента еще можно провести при помощи приложений. Например, уравнения или графики добавить в документ, создать колонку слова с переводами или оставлять голосовые комментарии.
2. Zoom
Служба видеоконференций - это удобный сервис, наиболее полноценно позволяющий вести встречи более чем с 100 участниками. Пользователи отмечают его стабильность, простоту исполнения и возможность входа встречи даже со смартфона.
Особенности видеоконференции:
Простота соединения. Для создания видеовстречи достаточно просто отослать ссылку - положим, двум своим друзьям.
Можно планировать. Закладывать будущую видеовстречу.
Прочие возможности настройки. Можно изменить макет отображения участников видеовстречи, изменить оригинальный фон (если фон дома lock down, но можно запустить презентацию), включить «белую доску».
Также можно переключить настройки колонок, микрофона или камеры после включения и записать видеовстречу на диск.
3. Dropbox
Надежный файловый облачный хостинг для безопасного обмена информацией, файлами, документами для всех участников команды. В Dropbox можно загрузить все материалы рабочего проекта и получить к ним доступ с любого устройства. Удобная синхронизация позволяет тратить меньше времени на поиск последней версии документа и сосредоточиться на выполнении задачи.
Особенности хостинга:
Простой и понятный интерфейс.
Прямая ссылка доступа к файлам для скачивания.
Возможность восстановления предыдущей версии документа.
Расширение облачного пространства.
Дополнительным преимуществом считают появление русскоязычной версии хостинга.
4. Rememo
Это бесплатное канбан-приложение для оптимизации рабочего процесса. Оно будет удобным, если участники команды работают над одной и той же задачей в разных приложениях и им нужен способ, чтобы взаимодействовать между собой и отслеживать прогресс. Приложение Rememo объединяет и организовывает всех участников рабочего процесса с помощью простых карточек-задач, в которых можно менять приоритет, сроки выполнения, ответственных сотрудников, статус выполнения. Канбан-доска помогает исключить при выполнении общей задачи необходимость использования неэффективной переписки в мессенджерах или с помощью электронной почты.
В карточке-задаче можно установить:
таймер;
сроки;
приоритет;
добавить теги или выделить цветом для быстрого поиска.
Карточки-задачи легко перемещать по разным доскам, например, создать категорию «Выполнено», «Ждет рассмотрения менеджером», «На утверждении» и т.д.
5. LightShot
При работе над совместным проектом иногда лучше один раз увидеть, чем услышать тысячу слов. Поэтому для удаленной работы менеджер скриншотов будет всегда актуальным. Инструмент LightShot позволяет делать снимок любого фрагмента экрана в два клика и сразу же передать его с помощью ссылки или любого удобного мессенджера всем участникам проекта.
6. GitHub
Удобный веб-сервис для хостинга и совместной разработки проектов. Git – это специальный инструмент, который позволяет отслеживать изменения в файле (или исходном коде для разработчиков) с течением времени. Платформа хорошо подходит для совместной удаленной работы команды над проектом. Особенности веб-сервиса:
Хорошая интеграция с другими сервисами.
Быстрый и простой поиск в системе репозиториев.
Удобные практические инструменты.
Возможности использования GitHub достаточно широки: команда может работать с текстовыми документами, договорами, презентациями, иллюстрациями.
7. LastPass
При работе над проектом все участники команды могут использовать множество сервисов. Для защиты информации у каждого должен быть уникальный и сложный пароль. Приложение LastPass генерирует сложные пароли в специальном облачном хранилище. При необходимости пароли вводятся автоматически при входе с соответствующих аккаунтов. Это удобно и не отвлекает от выполнения задач. Руководитель проекта сам выбирает, к каким данным имеет доступ каждый сотрудник.
Подобранные инструменты – лишь база удобных приложений для удаленной работы. Полный перечень полезных программ может меняться в зависимости от специфики выполнения задач и особенностей коллектива.
Часто задаваемые вопросы
Какие еще популярные инструменты для удаленного сотрудничества существуют помимо тех, что упомянуты в статье?Некоторые дополнительные широко используемые инструменты для удаленной работы в команде включают Slack для обмена сообщениями и общения, Trello и Asana для управления проектами, а также Microsoft Teams для интегрированного рабочего пространства с видеовстречами, чатом и обменом файлами.
Как удаленные команды могут поддерживать эффективное общение и отношения?Регулярные видеовстречи, виртуальные мероприятия по командообразованию и поощрение неформального общения могут помочь удаленным командам оставаться на связи. Четкое информирование об ожиданиях, ролях и целях также является ключевым фактором.
Какие существуют передовые методы для сохранения продуктивности при удаленной работе?Создание выделенного рабочего пространства, соблюдение последовательного графика, перерывы и минимизация отвлекающих факторов могут повысить продуктивность удаленной работы. Также важно регулярно информировать команду о прогрессе и проблемах.
Как руководители могут эффективно управлять удаленными командами и поддерживать их?Руководителям удаленных команд следует планировать регулярные личные встречи и командные собрания, предоставлять четкие цели и обратную связь, а также обеспечивать наличие у членов команды необходимых ресурсов и поддержки. Укрепление доверия и поддержание частого общения имеет решающее значение.
С какими распространенными проблемами сталкивается удаленная работа и как их можно решить?Одиночество, трудности с отключением после работы и сбои в общении являются распространенными проблемами удаленной работы. Их можно решить, поощряя социальное взаимодействие, устанавливая четкие границы между работой и личной жизнью, а также устанавливая нормы и протоколы общения.
Как удаленные сотрудники могут создать эргономичную домашнюю обстановку?Эргономичное домашнее рабочее пространство должно включать поддерживающее кресло, стол нужной высоты, хорошее освещение и любое необходимое оборудование, такое как внешний монитор или клавиатура. Также важно регулярно растягиваться и менять позы.
Какие меры кибербезопасности следует применять удаленным работникам и командам?Важнейшие методы кибербезопасности для удаленной работы включают использование VPN, обновление программного обеспечения и систем, использование надежных паролей и двухфакторной аутентификации, а также осторожность в отношении попыток фишинга. Корпоративные устройства должны использоваться исключительно в рабочих целях.
