Эта статья рассматривает важные инструменты для успешной удаленной работы. Основные приложения включают Google Документы для совместного создания документов, Zoom для стабильных видеоконференций, Dropbox для безопасного обмена файлами, Rememo для управления рабочими процессами с помощью досок Kanban, LightShot для быстрого создания и обмена скриншотами, GitHub для совместной разработки проектов и хостинга, и LastPass для генерации и безопасного хранения сложных паролей. Конкретный набор инструментов может варьироваться в зависимости от потребностей команды и проекта.
7 инструментов для успешной удаленной работы, К сожалению, у многих руководителей удаленная работа до сих пор ассоциируется с выполнением задач сотрудниками спустя рукава, срывом сроков и разладом дисциплины. На самом деле современные технологии выводят уровень коммуникации внутри команды на новый уровень.
Облачные сервисы хранения данных, программное обеспечение видеоконференций, доски задач, чаты позволяют работать в режиме «домашнего офиса» не менее эффективно, чем обычно.
Число удобных приложений для удаленной работы постоянно растет, в список вошли основные инструменты для успешного старта удаленной работы.
1. Документы Google
Бесплатный веб-пакет редакторов Google Docs Editors включает не только документы, но и таблицы, картинки, презентации, тесты и т.д. Отличное дополнение домашнего офиса, позволяющее создавать новые документы в режиме реального времени. По своему виду документ Google очень напоминает привычный Microsoft Word. В нем тоже можно копировать, изменять цвет и шрифт текста, выравнивать и вставлять необходимые элементы. Поэтому большинство пользователей может им пользоваться без дополнительной подготовки.
Основные возможности:
Совместный доступ. Работать над проектом сможет вся команда одновременно. Нужно лишь создать базовый документ и выбрать один из режимов доступа: только чтение, редактирование или возможность комментирования. Поделиться документом можно в социальных сетях или пригласить команду по электронной почте.
Комментарии. В зависимости от уровня доступа участники проекта могут вносить свои комментарии в виде сносок, которые потом можно реализовывать. Это эффективный метод совместной командной работы.
Вставка различных элементов. При необходимости к тексту можно добавить изображения, формулы, таблицы (можно «подвязать» Google таблицу и ее ячейки будут изменяться автоматически при внесении изменений в исходный документ).
Еще больше расширить возможности инструмента можно с помощью приложений. Например, вносить в документ уравнения, графики, создать колонку со словарем или получить возможность оставлять голосовые комментарии.
2. Zoom
Это удобный сервис видеоконференций, который позволяет одновременно создать встречу свыше 100 участников. По оценкам пользователей в нем нет ничего лишнего: стабильность, проста, возможность выхода на связь со смартфона.
Особенности приложения для удаленной связи:
Простота подключения. Для организации видеовстречи достаточно просто отправить ссылку любым удобным способом.
Планирование. Любую встречу можно создать заранее.
Возможность дополнительных настроек. Можно изменить окно отображения участников, заменить задний фон (особенно при работе дома), продемонстрировать презентацию или включить режим «белой доски».
Уже в после подключения можно поменять настройки колонок (наушников), микрофона, камеры, записать видео-встречу.
3. Dropbox
Надежный файловый облачный хостинг для безопасного обмена информацией, файлами, документами для всех участников команды. В Dropbox можно загрузить все материалы рабочего проекта и получить к ним доступ с любого устройства. Удобная синхронизация позволяет тратить меньше времени на поиск последней версии документа и сосредоточиться на выполнении задачи.
Особенности хостинга:
Простой и понятный интерфейс.
Прямая ссылка доступа к файлам для скачивания.
Возможность восстановления предыдущей версии документа.
Расширение облачного пространства.
Дополнительным преимуществом считают появление русскоязычной версии хостинга.
4. Rememo
Это бесплатное канбан-приложение для оптимизации рабочего процесса. Оно будет удобным, если участники команды работают над одной и той же задачей в разных приложениях и им нужен способ, чтобы взаимодействовать между собой и отслеживать прогресс. Приложение Rememo объединяет и организовывает всех участников рабочего процесса с помощью простых карточек-задач, в которых можно менять приоритет, сроки выполнения, ответственных сотрудников, статус выполнения. Канбан-доска помогает исключить при выполнении общей задачи необходимость использования неэффективной переписки в мессенджерах или с помощью электронной почты.
В карточке-задаче можно установить:
таймер;
сроки;
приоритет;
добавить теги или выделить цветом для быстрого поиска.
Карточки-задачи легко перемещать по разным доскам, например, создать категорию «Выполнено», «Ждет рассмотрения менеджером», «На утверждении» и т.д.
5. LightShot
При работе над совместным проектом иногда лучше один раз увидеть, чем услышать тысячу слов. Поэтому для удаленной работы менеджер скриншотов будет всегда актуальным. Инструмент LightShot позволяет делать снимок любого фрагмента экрана в два клика и сразу же передать его с помощью ссылки или любого удобного мессенджера всем участникам проекта.
6. GitHub
Удобный веб-сервис для хостинга и совместной разработки проектов. Git – это специальный инструмент, который позволяет отслеживать изменения в файле (или исходном коде для разработчиков) с течением времени. Платформа хорошо подходит для совместной удаленной работы команды над проектом. Особенности веб-сервиса:
Хорошая интеграция с другими сервисами.
Быстрый и простой поиск в системе репозиториев.
Удобные практические инструменты.
Возможности использования GitHub достаточно широки: команда может работать с текстовыми документами, договорами, презентациями, иллюстрациями.
7. LastPass
При работе над проектом все участники команды могут использовать множество сервисов. Для защиты информации у каждого должен быть уникальный и сложный пароль. Приложение LastPass генерирует сложные пароли в специальном облачном хранилище. При необходимости пароли вводятся автоматически при входе с соответствующих аккаунтов. Это удобно и не отвлекает от выполнения задач. Руководитель проекта сам выбирает, к каким данным имеет доступ каждый сотрудник.
Подобранные инструменты – лишь база удобных приложений для удаленной работы. Полный перечень полезных программ может меняться в зависимости от специфики выполнения задач и особенностей коллектива.
Часто задаваемые вопросы
Какие еще популярные инструменты для удаленного сотрудничества существуют помимо тех, что упомянуты в статье?Некоторые дополнительные широко используемые инструменты для удаленной работы в команде включают Slack для обмена сообщениями и общения, Trello и Asana для управления проектами, а также Microsoft Teams для интегрированного рабочего пространства с видеовстречами, чатом и обменом файлами.
Как удаленные команды могут поддерживать эффективное общение и отношения?Регулярные видеовстречи, виртуальные мероприятия по командообразованию и поощрение неформального общения могут помочь удаленным командам оставаться на связи. Четкое информирование об ожиданиях, ролях и целях также является ключевым фактором.
Какие существуют передовые методы для сохранения продуктивности при удаленной работе?Создание выделенного рабочего пространства, соблюдение последовательного графика, перерывы и минимизация отвлекающих факторов могут повысить продуктивность удаленной работы. Также важно регулярно информировать команду о прогрессе и проблемах.
Как руководители могут эффективно управлять удаленными командами и поддерживать их?Руководителям удаленных команд следует планировать регулярные личные встречи и командные собрания, предоставлять четкие цели и обратную связь, а также обеспечивать наличие у членов команды необходимых ресурсов и поддержки. Укрепление доверия и поддержание частого общения имеет решающее значение.
С какими распространенными проблемами сталкивается удаленная работа и как их можно решить?Одиночество, трудности с отключением после работы и сбои в общении являются распространенными проблемами удаленной работы. Их можно решить, поощряя социальное взаимодействие, устанавливая четкие границы между работой и личной жизнью, а также устанавливая нормы и протоколы общения.
Как удаленные сотрудники могут создать эргономичную домашнюю обстановку?Эргономичное домашнее рабочее пространство должно включать поддерживающее кресло, стол нужной высоты, хорошее освещение и любое необходимое оборудование, такое как внешний монитор или клавиатура. Также важно регулярно растягиваться и менять позы.
Какие меры кибербезопасности следует применять удаленным работникам и командам?Важнейшие методы кибербезопасности для удаленной работы включают использование VPN, обновление программного обеспечения и систем, использование надежных паролей и двухфакторной аутентификации, а также осторожность в отношении попыток фишинга. Корпоративные устройства должны использоваться исключительно в рабочих целях.
