Канбан - управление проектами

• Вот четыре основных аспекта управления проектами Канбан:

• Канбан-метод в управлении проектами дает три ключевых преимущества:

• Доску Канбан для управления проектами можно использовать следующим образом:

Канбан-управление проектами — это методология, в которой рабочий процесс проекта визуализируется и разбивается на действенные части. Работникам в канбан-команде назначаются задачи, и они сосредотачиваются исключительно на своей работе.

Важно подумать, является ли инструмент Канбан лучшим способом управления конкретным проектом. Решение будет зависеть от размера и предпочтений команды, а также от специфики организации, состава работ и проекта в целом.

Основным преимуществом структуры Канбан является тот факт, что она значительно улучшает способ управления проектами без изменения организационной структуры. Благодаря своей гибкости он способствует непрерывным изменениям на протяжении всего проекта, в отличие от таких сред, как Скрам, где нет возможности внести изменения во время спринта.

Система Канбан удобна для разовых проектов, в которых задачи не проходят этапы несколько раз. Итеративные проекты, такие, как разработка функций приложения, когда приходится возвращаться к дизайну несколько раз, не вполне подходят для канбан-фреймворка. Поэтому, хотя структура Канбан используется во многих отраслях и дисциплинах, она особенно хорошо работает для организационных структур с непрерывным рабочим процессом (маркетинг, мероприятия или публикации).

Канбан работает лучше всего, когда каждая задача может быть выполнена в рамках одной команды без слишком большого количества зависимостей. По этой причине он не подходит для сложных проектов, требующих нескольких задач, этапов и владельцев. Он также нецелесообразен для проектов, где для большинства задач требуются общие ресурсы.

Вот четыре основных аспекта управления проектами Канбан:

1. Текущий рабочий процесс

Гибкость Канбан означает, что его можно внедрить в существующие рабочие процессы, не нарушая работу.

2. Дополнительные изменения

Философия Канбан основана на внесении постепенных (небольших) изменений, которые революционизируют рабочий процесс, а не на радикальных изменениях, которые часто вызывают сомнения и сопротивление.

3. Признание ценности текущих процессов и ролей

Методология Канбан не сводит на нет существующие процессы и роли. Это позволяет команде проекта принимать решения и вносить изменения там, где это необходимо.

4. Вдохновляющее руководство

Философия Канбан, основанная на «небольших изменениях для развития», побуждает всех членов команды к постоянному совершенствованию для достижения оптимальной производительности.

Канбан-метод в управлении проектами дает три ключевых преимущества:

1. Повышает концентрацию

Программное обеспечение для онлайн-управления проектами, такое как цифровая доска Канбан, позволяет членам команды понять свои обязанности и участие в проекте. Устранив другие отвлекающие факторы, сотрудник может полностью сосредоточиться на своей работе, зная, что всем остальным занимаются его коллеги.

2. Улучшает общение

Исследования показывают, что большинство компаний сталкиваются с трудностями: 8 из 10 человек оценивают общение в бизнесе как среднее или плохое. Онлайн-доска Канбан способствует лучшему общению, поскольку члены команды лучше понимают потребности проекта. Этому способствует возможность добавлять комментарии к карточкам.

3. Улучшает организационные навыки

Отчет, опубликованный в 2019 году, показал, что менее 14% людей считают, что их компания обладает отличной эффективностью управления проектами. Организации могут решить эту проблему, используя управление проектами Канбан, поскольку оно улучшает планирование, расстановку приоритетов и отслеживание. Программное обеспечение позволяет командам собирать всю работу в одном месте, включая динамические доски Канбан.

Доску Канбан для управления проектами можно использовать следующим образом:

1. Выбрать программное обеспечение Канбан

Рабочая ОС с функциональностью Канбан позволяет руководителям проектов создавать целые доски несколькими щелчками мыши. По мере развития программного обеспечения стало проще поддерживать актуальность канбан-карточек и управлять рабочим процессом в цифровом виде.

Большинство программ также предоставляет шаблоны для создания досок для каждого проекта и возможности настройки элементов внутри доски, от цвета до времени цикла.

2. Создать доску Канбан

Несколько простых шагов помогут начать работу:

1. Определить основные процессы в рабочем процессе;

2. Выбрать подходящий шаблон для этого рабочего процесса;

3. Руководствуясь шаблоном, отредактировать столбцы;

4. Создавать карточки для каждой задачи;

5. Актуализировать все необходимые данные для каждой карты, включая:

• назначенных членов;

• сроки выполнения;

• комментарии;

• описания;

6. Поместить карты в соответствующие столбцы.

При наличии нескольких проектов менеджеры могут использовать структуру Канбан для создания множества досок.

После создания Канбан-доски основное внимание уделяется выполнению задачи.

3. Анализ

Руководители проектов могут отслеживать среднюю длительность перемещения карты по рабочему процессу и видеть, сколько задач было выполнено за определенный период времени.

Цифровые платформы позволяют проводить более комплексное измерение метрик, поскольку у них есть динамические шаблоны, позволяющие использовать несколько представлений, включая представление Канбан.

Перед тем, как выбрать хороший инструмент Канбан, полезно узнать о доступных функциях, чтобы сделать правильный выбор. Рассмотрим некоторые ключевые характеристики программного обеспечения для управления проектами в рамках методологии Канбан:

• интуитивно понятный и простой в использовании интерфейс;

• визуальная гибкость;

• настройки;

• централизованная связь;

• автоматизация;

• интеграция.

Существует множество приложений Канбан, а также множество приложений для управления проектами, которые предлагают Канбан как часть более широкого пакета. Независимо от потребностей конкретного проекта, есть несколько общих функций приложения Канбан, на которые стоит обратить внимание:

1. Перетаскивание

Перемещение карточек между списками лежит в основе использования досок Канбан, поэтому трудно найти приложение Канбан, в котором нет функции перетаскивания. Перетаскивать карточку и перемещать ее по списку (вверх или вниз) должно быть легко. В настройках карты обычно присутствует опция перемещения или копирования карты с одной доски на другую.

2. Правопреемники или члены

Приложения для канбан-досок позволяют приглашать других людей для совместной работы над проектом, как внутри, так и за пределами организации. Это происходит на двух уровнях: доске и карточке.

3. Описания, комментарии и чат

В большинстве приложений Канбан на каждой карточке есть поле для описания задачи и добавления любых дополнительных заметок, а также возможность комментирования.

В последнее время многие Канбан-приложения также развивают более глубокую интеграцию с инструментами коммуникации, такими как Microsoft Teams и Slack, так что есть возможность обсуждать Канбан-проекты и оставлять комментарии на карточках прямо из этих чат-инструментов.

4. Контрольные списки

Работа над задачами редко бывает простым процессом, поэтому большинство приложений Канбан для управления проектами обычно включают функцию подзадачи или контрольного списка.

5. Вложения

Прикрепление документов непосредственно к канбан-карте действительно важно для централизованного хранения информации по проекту и прочего.

Загружать вложения можно напрямую (в этом случае вам понадобится инструмент с достаточным объемом облачного хранилища) или добавить ссылку на то, где вложение находится в собственном облачном хранилище.

В некоторых приложениях канбан, если прикрепить файл изображения, предварительный просмотр изображения появится даже на обложке карты на уровне просмотра доски.

6. Лимиты незавершенного производства (WIP)

Процессы могут стать перегруженными, если в списке одновременно слишком много задач. Поэтому некоторые приложения Канбан позволяют ограничить количество задач, которые можно включить в список с ограничениями незавершенного производства (WIP).

Инструменты ограничения незавершенного производства чаще всего размещены в редакторе макета для доски Канбан, и можно просто ввести число для ограничения максимального количества карточек, которые необходимы.

7. Сроки выполнения и уведомления

Задачи без сроков выполнения часто не выполняются, что делает установку сроков для карт Канбан действительно важной функцией. Для установки сроков выполнения следует нажать кнопку в разделе «Подробности» карточки и выбрать дату, когда задача должна быть завершена.

6. Маркировка или цветовое кодирование

Ярлыки (иногда, в зависимости от приложения, называемые «тегами») добавляют еще один уровень организации к карточкам в списке Канбан или на доске. Если карта имеет определенный тип или категорию, которая не соответствует ее положению в списке, метка может быть удобным решением.

8. Просмотр календаря

Помимо представления доски Канбан, многие приложения Канбан также позволяют получить доступ к представлению календаря (хотя часто эта функция недоступна в бесплатных версиях приложения).

9. Интеграции и бонусы

Чтобы цифровая канбан-доска действительно помогала команде работать, она должна быть интегрирована с инструментами, которые уже используются. Все больше и больше приложений Канбан начали предлагать глубокую интеграцию, чтобы решить соответствующие задачи. Например, Workstreams предлагает глубокую интеграцию со Slack и Microsoft Teams; Kanbanchi — это приложение Канбан, разработанное специально для интеграции с Google Workspace; Microsoft Planner — это Канбан, встроенный в пакет Microsoft 365.

10. Автоматизация рабочего процесса

В большинстве приложений Канбан есть функция автоматической настройки рабочего процесса, которая выполняет повторяющиеся задачи всякий раз, когда выполняется триггерное действие.

Таким образом, Канбан-управление проектами — это быстрый и эффективный способ упрощенного выполнения простых или среднесложных проектов. Он разбивает среднесложные проекты на более мелкие части и обеспечивает прозрачность потока и вклада всех членов команды проекта. Отличным способом повышения эффективности управления Канбан являются специализированные цифровые бизнес-приложения.