Занимательная статистика
Согласно отчетам западных компаний о состоянии практик Канбан в системе управления, Ключевые преимущества Канбан, основными причинами принятия метода Канбан являются необходимость повышения прозрачности работы и постоянного улучшения. Поэтому имеет смысл обсудить некоторые преимущества использования Канбан современными компаниями.
Преимущества Канбан:
Повышенная видимость потока;
Улучшена скорость доставки;
Согласование между целями и исполнением;
Улучшение прогнозирования и планирования;
Улучшенное управление зависимостями;
Повышение удовлетворенности клиентов.
Повышенная видимость потока
Основная идея методологии Канбан заключается в визуализации каждой части работы. Таким образом, Канбан-доска превращается в центральный информационный узел, где все находится на одной странице. Все задачи видны, и они никогда не теряются, что обеспечивает прозрачность всего рабочего процесса. Каждый член команды может быстро получать информацию о статусе каждого проекта или задачи.
Улучшенная скорость доставки
Канбан предлагает менеджерам проектов несколько способов тщательного мониторинга и анализа распределения работы. Имея четкое представление о:
рабочих элементах, выполненных за определенный период времени;
этапах, которые занимают больше всего времени;
легко определить узкие места. Благодаря этому команды могут решать проблемы, связанные с выравниванием производственного потока, чтобы улучшить свой рабочий процесс и, в конечном итоге, скорость доставки.
Согласование между бизнес-целями и исполнением
Способствуя прозрачности, поощряя обратную связь и регулярные обзорные встречи, метод Канбан позволяет согласовывать стратегические цели компании с повседневной работой команд. Такая согласованность между бизнес-направлением и исполнением повышает гибкость организации. Это позволяет командам адаптироваться к меняющимся приоритетам внутри стратегии и неизбежным реорганизациям на фоне изменений рынка или требований клиентов.
Улучшенная предсказуемость
Как только на канбан-доске начинают накапливаться рабочие элементы, менеджер направления может глубже понять свой процесс с помощью показателей потока. Анализ времени, которое расходуется на решение задач рабочего процесса (время цикла), позволяет повысить ожидания относительно того, какой объем работы будет выполнен в будущем. Понимание постоянства скорости доставки (пропускной способности) сделает прогнозы более точными, а решения будут основаны на надежных исторических данных.
Улучшенная возможность управления масштабом и зависимостями
Внутренняя практика визуализации Канбан применяется всякий раз, когда дело доходит до сопоставления и управления зависимостями. Принцип «начать с того, что вы делаете сейчас» означает визуализировать существующие зависимости и управлять потоком между ними.
Управление зависимостями обеспечивает как понимание текущего состояния рабочего процесса, так и идеи для улучшения. С другой стороны, оно также обеспечивает полную прозрачность для стратегического управления рабочим процессом и существующими связями между командами в вашей компании.
Повышение удовлетворенности клиентов
Происхождение метода Канбан, — точнее, системы вытягивания, на которой он основан, - подразумевает, что комплекс производственных задач (работ) выполняется, когда есть спрос. Другими словами, Канбан неизбежно подводит менеджеров и участников процесса к сокращению потерь, поскольку работа организуется исключительно над задачами, которые необходимы в данный момент. Кроме того, применяя методы визуализации и вводя их в процесс ограничения незавершенного производства, менеджер гарантирует, что конечный результат точно соответствует ожиданиям клиента.
Канбан глазами организационного психолога
Если Вы похожи на большинство работников умственного труда, Вы, вероятно, уже столковались с «простыми и понятными» цифровыми инструментами, которые на практике просто добавляют работы. Зная это, стоит ли начинать использовать Канбан?
Чтобы это понять, задайте себе следующие вопросы:
Ваш мозг всегда чувствует, что у него открыт миллион вкладок?
Чувствуете ли Вы, что постоянно переключаетесь с одной задачи на другую, изо всех сил пытаясь сосредоточиться, чтобы добиться прогресса?
Вам кажется, что вы работаете без перерыва, но никогда не бываете настолько продуктивны, как хотелось бы?
Ваша команда испытывает трудности с общением, вызывая такие проблемы, как дублирование усилий, дефекты, переделки и многое другое?
Если Вы ответили утвердительно на любой из этих вопросов, Канбан может быть Вам полезен. Многие работники умственного труда обретают свободу с помощью Канбан.
Сегодняшняя рабочая сила вооружена смартфонами и планшетами, но большое количество информации по-прежнему поступает в виде текста. Текст повсюду. В метании между электронными письмами, сообщениями в чате, формальными и неформальными встречами, трудно бывает уследить, что и когда нужно сделать. Хотя для определенных случаев текстовая информация подходит, она не является универсальным средством коммуникации. Эффективность восприятия текстовой информации ниже, чем хотелось бы. Почему?
По ряду причин, в процессе восприятия картинка стоит тысячи слов. Мозг обрабатывает визуальную информацию в 60 000 раз быстрее, чем текст.
40% всех нервных волокон, связанных с мозгом, связаны с сетчаткой. Визуальная информация обеспечивает 90% потока, поступающего в наш мозг. Это позволяет предположить, что мозг предпочитает изображения тексту.
В этом смысле Канбан становится отличным инструментом визуализации рабочего потока. Канбан берет информацию, которая обычно передается словами, и превращает ее в простую красочную конфету для мозга. Превращая все «задачи» в карточки на доске, Канбан помогает прояснить, что важно, и сосредоточиться на работе с наивысшим приоритетом. Канбан-доска предоставляет общее визуальное пространство, где каждый участник работы может найти самую последнюю информацию.
При эффективном использовании, Канбан может значительно сократить количество времени, которое команды проводят на собраниях, посвященных простым организационным или внутрипроектным перестановкам. Это значит, что команды смогут тратить больше времени на выполнение, а не на обсуждение работы.
Канбан стандартизирует сигналы и совершенствует процессы, что помогает сократить потери и максимизировать ценность. Наблюдение за тем, как работа команды протекает в процессе, позволяет не только сообщать о статусе, но и активизировать информационный обмен и улучшить процессы доставки ресурсов, совершенствуя контекст выполнения работы и в ряде случаев делая ее более комфортной.
Следовательно, с психологической точки зрения, внедрение практик Канбан и особенно Канбан-доски как средства визуализации, является способом улучшения качества трудовой жизни участников проектных команд, снижающим нерациональные нагрузки на когнитивную сферу и упрощающим задачи восприятия и запоминания рабочей информации.
