Управление жизненным циклом и качеством проекта

Жизненный цикл проекта (англ. Project Life Cycle) — последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом. Процесс управления проектом по стадиям жизненного цикла, как правило, включает в себя четыре ключевых этапа: инициирование проекта, планирование проекта, выполнение проекта и закрытие проекта.

Инициация как фаза проекта является первой фазой в цикле управления жизненным циклом проекта. Инициация включает в себя запуск нового проекта.

Запуск нового проекта требует определения его цели, объема работ и конечных результатов. В этот момент рекрутируется команда проекта, настраивается проектный офис и формируется концепция  проекта. Это необходимо, чтобы получить одобрение и  начать следующий этап.

В целом, есть шесть ключевых шагов, которые необходимо предпринять, чтобы правильно инициировать новый проект:

• разработка бизнес-кейса;

• разработка технико-экономического обоснования;

• создание устава проекта;

• назначение команды проекта;

• настройка офиса проекта;

• фазовый обзор (оценка и верификация результатов планирования).

Инициация как фаза проекта является наиболее важным этапом в жизненном цикле, так как это фаза, когда формируется команда, от которой в дальнейшем будет зависеть реализации проекта в целом.

Планирование в управлении проектом – это создание модели управления проектными работами в комплексе. Планирование необходимо осуществлять с учетом возможности работы следующих процедур:

• оценка исполнения с учетом анализа отклонений сроков и стоимости с применением трендов развития процесса проектирования.

• подтверждение целей, связанных с оценкой принимаемого этапа проектирования.

• предложения по методологии анализа качества на базе статических методов.

• анализ ресурсов, на базе которого принимаются решения о необходимости корректировки плана работ и применения корректирующих воздействий для устранения или уменьшения нежелательных последствий возникших отклонений.

Настройка базового плана проекта  должна обеспечить оценку задач проекта и требований к ресурсам.

Последний шаг в разработке проекта заключается  в том, чтобы свести результаты различных этапов разработки к окончательному итогу, или, иначе, отчету. Важно, чтобы итоговый отчет содержал всю необходимую информацию о проекте. Отчет должен быть написан так, чтобы читатель без затруднений мог воссоздать проект в своей голове.

Отчет должен состоять как минимум из следующих разделов:

• аннотация;

• введение (резюме проекта);

• проектирование;

• реализация проекта и сводка данных;

• анализ и вывод данных;

• результаты и обсуждение;

• ссылки.

Резюме - это одностраничное резюме вашего проекта, которое раскрывает ключевые вопросы проектирования, а так же самые важные параметры проекта. Резюме фактически является  информационной рекламой для проекта. Отчет должен быть точным, четко разъясняющим все важные детали.

Не менее важно, чтобы отчет был удобочитаемым и понятным для тех, кто не участвовал в проекте. Всегда полезно включать множество визуальных вспомогательные средства, таких, как графики, полученные с использованием соответствующего программного обеспечения, чтобы полнее раскрыть результаты проекта.

Методы управления проектами, связанные с этапом реализации проекта, включают:

• выполнение базового плана проекта. Задача руководителя проекта - инициировать выполнение проектных мероприятий, приобретать и контролировать распределение ресурсов, набирать и обучать новых членов команды, поддерживать график проекта и обеспечивать качество результатов проекта;

• мониторинг прогресса проекта по сравнению с базовым планом проекта.

• идентификация и оценка риска. Планирование рисков включает процессы, связанные с идентификацией и анализом рисков (срыв сроков разработки документации, превышение стоимости проектных работ и др.) и выработкой плановых мер по максимизации положительных и минимизации негативных последствий наступления рисковых событий;

• создание предварительного бюджета. Бюджет должен суммировать запланированные расходы и доходы, связанные с проектом;

• разработка отчета о работе. В этом документе будут перечислены работы, которые должны быть выполнены, и ожидаемые результаты проекта.

Основные требования к системе управления реализацией проекта в условиях изменений:

• управление изменениями в базовом плане проекта. Необходимо вести полную запись всех событий проекта. Рабочая книга проекта является основным источником информации для составления всех отчетов по проектам;

• получение оперативной информации о статусе проекта. Это означает, что весь проектный план должен быть осколком всей команды проекта, и любые изменения в плане должны сообщаться всем заинтересованным сторонам, чтобы каждый центр ответственности по проекту был информирован о том, как этот план развивается;

• фокус на клиента. Необходимо выстроить высокопроизводительную команду проекта. В процессе работы важно учитывать  функциональные границы в деятельности проектной команды.

Методы управления проектами, связанные с закрытием проекта, включают:

• закрытие проекта;

• проведение обзоров подпроектов в структуре проектов;

• закрытие контракта с клиентом.

При моделировании по принципу «водопада» работа над проектом движется линейно через ряд фаз, таких как:

• анализ требований (исследование среды);

• проектирование;

• разработка и реализация подпроектов;

• проверка подпроектов;

• проверка проекта в целом.

Недостатками такого подхода являются накопление возможных на ранних этапах ошибок к моменту окончания проекта и, как следствие, возрастание риска провала проекта, увеличение стоимости проекта.

В целом, использование технологий управления проектами по стадиям жизненного цикла во многих случаях сводит к минимуму риски срыва выполнения рутинных бизнес-операций, предоставляя необходимое аналитическое и  информационное обеспечение, адаптированные под единую команду, технологию и ресурсы, необходимые для реализации проекта. Необходимые навыки зависят от каждого конкретного проекта и доступных в данных условиях ресурсов.

Чем больше возникает изменений в ходе реализации проекта, тем больше требуется корректировок, которые должна выполнить головная организация для реализации целей проекта,  и тем выше риски срыва проекта. Основная сложность, которую влекут за собой изменения в реализации проекта, заключается в том,  что форма управления на каждом этапе реализации проекта будет уникальной и будет меняться по всему проекту.

Итеративный подход (англ. iteration — повторение) — выполнение работ параллельно с непрерывным анализом полученных результатов и корректировкой предыдущих этапов работы. Проект при этом подходе в каждой фазе развития проходит повторяющийся цикл: Планирование — Реализация — Проверка — Оценка (англ. plan-do-check-act cycle).

Преимущества итеративного подхода:

• снижение воздействия серьёзных рисков на ранних стадиях проекта, что ведет к минимизации затрат на их устранение;

• организация эффективной обратной связи проектной команды с потребителем (а также заказчиками, стейкхолдерами) и создание продукта, реально отвечающего его потребностям;

• акцент усилий на наиболее важные и критичные направления проекта;

• непрерывное итеративное тестирование, позволяющее оценить успешность всего проекта в целом;

• раннее обнаружение конфликтов между требованиями, моделями и реализацией проекта;

• более равномерная загрузка участников проекта;

• эффективное использование накопленного опыта;

• реальная оценка текущего состояния проекта и, как следствие, большая уверенность заказчиков и непосредственных участников в его успешном завершении.

Таким образом, на еще этапе планирования необходимо решить, как управлять проектом. Это решение должно основываться на учете сложности работ и опыта  команды. Выбор тех или иных методов управления будет зависеть от уровня зрелости проекта, организации, количества проектов, сложности проектов и продолжительности проектов.

Управление качеством проекта

Управление качеством проекта - это процесс, посредством которого качество контролируется и поддерживается на протяжении всего проекта. Хотя из контекста может подразумеваться, что «качество» означает «совершенство», в данном случае, как правило, больше касается обеспечения согласованности качества на протяжении всего проекта. Однако то, что именно подразумевается под «качеством», зависит от того, что заказчик или заинтересованная сторона требует от проекта, и, следовательно, может отличаться для каждого проекта.

Основная цель в управлении качеством проекта - убедиться, что проект отвечает потребностям, для удовлетворения которых он был изначально создан, - ни больше, ни меньше. Управление качеством в проекте является многоаспектной деятельностью, которая требует постоянного внимания менеджеров и ответственности исполнителей. Отклонения по качеству могут иметь самые критические последствия для проекта.

Современное управление качеством и управление проектами дополняют друг друга. Обе концепции подчеркивают удовлетворенность клиентов и основную веру в то, что качество ведет к удовлетворенности клиентов. Основная цель в управлении качеством проекта - убедиться, что проект отвечает потребностям, для удовлетворения которых он был изначально создан, - ни больше, ни меньше.

Другими словами, чтобы гарантировать качество, реализаторы проекта должны удовлетворять потребности заинтересованных сторон. Однако выполнение или превышение требований не является частью управления качеством проекта. Согласно Руководству по своду знаний по управлению проектами (PMBOK Guide), качество - это «степень, в которой набор неотъемлемых характеристик удовлетворяет требованиям». Менеджер проекта и команда управления проектом несут особую ответственность за обеспечение баланса между качеством и оценкой (категория или ранг, присвоенный продуктам или услугам, имеющим одинаковое функциональное использование, но с разными техническими характеристиками).

Эта ответственность обеспечивает соответствие ожиданиям по качеству.

В начале проекта требования по качеству определяются и согласовываются с заинтересованными сторонами. Эти требования становятся основой работы проекта. После этого работа менеджера проекта заключается в том, чтобы убедиться, что работа выполняется без превышения заданных требований, так как это приведет к перерасходу ресурсов. Качество не в том, чтобы давать заказчику дополнительные услуги или выполнять дополнительную работу.

Управление качеством проекта состоит из трех основных процессов:

1. планирование управления качеством - включает определение требований и стандартов качества для проекта и продукта. Цель управления качеством проекта должна быть четко доведена до всех заинтересованных сторон, а соответствующие задачи должны быть делегированы ответственным лицам.

2. обеспечение качества - включает аудит требований к качеству и результатов контроля качества, чтобы гарантировать использование соответствующих стандартов качества. Когда стандарты не соблюдаются или цели не достигаются, необходимо предпринять необходимые шаги и корректирующие действия для устранения этих проблем.

3. контроль качества - включает в себя мониторинг и запись результатов деятельности по обеспечению качества для оценки производительности и рекомендации необходимых изменений.

Стандарты качества проекта должны быть детализированы и перечислены. Международная организация по стандартизации (ISO) - это всемирная федерация национальных органов по стандартизации из более чем 145 стран, каждая из которых представляет по одному органу. ISO - это неправительственная организация, основанная в 1947 году и базирующаяся в Женеве, Швейцария. В рамках ISO функционируют более 180 профильных технических комитетов, около 650 подкомитетов, 2840 специализированных групп. Работа этой организации строится на тесном взаимодействии с другими международными организациями.

Для понимания того, как проектные организации обеспечивают такой важный параметр своей деятельности, как поддержание и развитие качества, следует определить, что представляет собой система управления качеством или система менеджмента качества. Если система менеджмента - это структура процессов и процедур, используемых для выполнения всех задач, необходимых для достижения своих целей», то, возвращаясь к ISO 9000, можно найти определение «системы менеджмента для руководства и контроля организации в отношении качества».

Система менеджмента качества (СМК) - это «набор взаимосвязанных или взаимодействующих процессов, используемых для руководства [проектом] с целью обеспечения соответствия продуктов установленным требованиям.

Система менеджмента качества (СМК) - это базовая архитектура процесса качества, на которой стоит вся модель управления проектом. Система менеджмента качества – система менеджмента, предназначенная для руководства и управления [проектом] применительно к качеству.

Обобщая различные определения, можно сказать, что СМК - это система, созданная для постоянного формирования политики и целей в области качества проекта, а также для достижения связанных целей.

Помимо определения стандартов качества проекта, есть несколько других аспектов управления качеством, в частности:

• разработка стратегии соответствия стандартам (гарантия качества);

• качество измерения (контроль качества).

Каждый из этих пунктов должен быть рассмотрен в разделе о качестве плана управления проектом. Результаты контроля качества должны активно документироваться на протяжении всего проекта, а изменения в стратегии должны обновляться в рамках плана управления проектом.

Таким образом, управление качеством в проекте является многоаспектной деятельностью, которая требует постоянного внимания менеджеров и ответственности исполнителей. Отклонения по качеству могут иметь самые критические последствия для проекта.