Создание культуры удаленной команды

• Преимущества работы из дома:

• Недостатки и проблемы удаленной работы:

• Разработка политики удаленной работы:

• Наем и адаптация

• Как нанимать удаленных сотрудников

• Виртуальная адаптация для удаленных сотрудников:

• Управление удаленными командами

• Как управлять удаленными работниками и виртуальными командами

• Создание позитивной культуры удаленной работы

• 10 советов по созданию позитивной культуры удаленной работы:

• Почему культура удаленной работы так важна?

• Rememo: Упростите совместную работу вашей команды

• Эффективное общение и сотрудничество

• Управление удаленными встречами:

• Здоровье и благополучие

• Избегание стресса и выгорания:

• Советы по работе из дома:

• Организация домашнего офиса:

• Будущие тенденции

• Интеграция и функции:

• Каково будущее удаленной работы?

• Подход к заработной плате и льготам для удаленных сотрудников

• Стратегии справедливой компенсации:

• Льготы и привилегии:

• Безопасность данных и киберриски:

• Вывод и резюме

Удаленная работа - это рабочее соглашение, при котором сотрудники выполняют свои должностные обязанности за пределами традиционного офиса. Она может включать работу из дома, в коворкинге или в любом другом месте, которое не является офисом, предоставляемым компанией.

Масштаб удаленной работы может варьироваться от полностью удаленных должностей до гибридных соглашений, сочетающих удаленную работу и работу в офисе.

Эволюция удаленной работы была обусловлена достижениями в области технологий, особенно в инструментах коммуникации и совместной работы. Эти достижения позволили командам эффективно работать вместе независимо от их физического местоположения.

Пандемия COVID-19 также ускорила внедрение удаленной работы, поскольку многим компаниям пришлось адаптироваться, чтобы обеспечить непрерывность бизнеса и безопасность сотрудников.

Преимущества работы из дома:

• Повышение производительности: Исследования показали, что удаленные сотрудники могут быть более продуктивными, чем их коллеги в офисе.

  Например, опрос Airtasker в 2020 году показал, что удаленные сотрудники работали в среднем на 1,4 дня в месяц больше, чем офисные сотрудники, что привело к более чем трем дополнительным неделям работы в год.

• Баланс между работой и личной жизнью: Удаленная работа может обеспечить сотрудникам большую гибкость, позволяя им лучше управлять своей работой и личной жизнью. Согласно опросу Owl Labs в 2020 году, 80% респондентов сообщили, что работа из дома улучшила их баланс между работой и личной жизнью.

• Доступ к глобальному пулу талантов: Удаленная работа позволяет компаниям нанимать талантливых специалистов из любой точки мира, расширяя пул талантов и получая доступ к экспертам с уникальными способностями. GitLab, полностью удаленная компания с более чем 1300 сотрудниками в более чем 65 странах, является ярким примером того, как удаленная работа может обеспечить доступ к глобальному пулу талантов.

Недостатки и проблемы удаленной работы:

• Коммуникационные барьеры: Удаленная коммуникация может быть сложной, так как в ней отсутствуют невербальные сигналы и непосредственная обратная связь, характерные для личного общения. Опрос Buffer в 2021 году показал, что коммуникация и сотрудничество были одними из главных проблем, с которыми сталкиваются удаленные работники.

• Управление удаленными командами: Управление удаленными командами требует иного подхода, чем управление командами в офисе. Менеджеры должны доверять членам своей команды, устанавливать четкие ожидания и регулярно предоставлять обратную связь. Исследование Harvard Business Review в 2020 году показало, что 40% руководителей и менеджеров имели низкую уверенность в своей способности управлять удаленными работниками. Чтобы преодолеть эту проблему, руководителям необходимо развивать навыки удаленного управления, такие как эффективная коммуникация, постановка четких целей и ожиданий, а также регулярная обратная связь. Обучение и поддержка руководителей в этих областях могут повысить их уверенность и эффективность в управлении удаленными командами.

• Изоляция и выгорание: Удаленная работа может привести к чувству изоляции и выгорания, поскольку границы между работой и личной жизнью могут стираться. Опрос Indeed в 2021 году показал, что 52% удаленных работников испытывали выгорание, а 38% сообщили, что работают больше часов, чем до пандемии.

Разработка политики удаленной работы:

Создание политики удаленной работы важно для установления четких правил и ожиданий для вашей удаленной команды. Вот шаги по созданию эффективной политики удаленной работы:

• Шаг 1: Определите основные компоненты вашей политики удаленной работы. Они должны включать критерии приемлемости, рабочие часы, ожидания по коммуникации, безопасность данных и управление производительностью.

• Шаг 2: Установите четкие ожидания для вашей удаленной команды. Опишите конкретные обязанности и результаты для каждой роли и установите правила для поддержания регулярного общения и сотрудничества.

• Шаг 3: При разработке политики удаленной работы учитывайте юридические и нормативные требования. Убедитесь, что ваша политика соответствует местному трудовому законодательству, правилам защиты данных (таким как GDPR) и отраслевым стандартам соответствия.

• Шаг 4: Сотрудничайте с вашими отделами HR и юридическим отделом, чтобы проверить и доработать вашу политику удаленной работы. Они могут предоставить ценную информацию и гарантировать, что ваша политика является всеобъемлющей и юридически обоснованной.

• Шаг 5: Сообщите о политике удаленной работы своей команде и при необходимости проведите обучение. Убедитесь, что все понимают политику и имеют возможность задать вопросы и дать обратную связь.

• Шаг 6: Регулярно пересматривайте и обновляйте свою политику удаленной работы по мере изменения потребностей вашей команды и бизнеса. Поддерживайте открытый диалог со своей командой, чтобы понять их опыт и вносить необходимые коррективы.

Следуя этим шагам и тщательно рассматривая основные компоненты, ожидания и юридические последствия вашей политики удаленной работы, вы можете создать всеобъемлющую основу, которая поддерживает успех вашей удаленной команды.

Наем и адаптация

Как нанимать удаленных сотрудников

Выявление подходящих кандидатов: При найме удаленных сотрудников крайне важно искать кандидатов, обладающих сильными коммуникативными навыками, самомотивацией и способностью работать самостоятельно.

Согласно исследованию CoSo Cloud 2021 года, 30% удаленных работников сообщили, что наиболее важной чертой для успешной удаленной работы является самодисциплина.

Проведение удаленных собеседований: Удаленные собеседования можно проводить через платформы видеоконференцсвязи, такие как Zoom или Skype. Чтобы обеспечить плавный процесс собеседования, предоставьте кандидатам четкие инструкции и заранее проверьте свою технологию.

Опрос Gartner 2020 года показал, что 86% организаций проводили виртуальные собеседования для найма кандидатов во время пандемии.

Лучшие практики адаптации: Эффективная адаптация важна для успешной работы удаленных сотрудников. Лучшие практики включают предоставление полного приветственного пакета, назначение наставника или приятеля, а также постановку четких целей и ожиданий.

Исследование Bamboo HR 2020 года показало, что организации с сильным процессом адаптации улучшили удержание новых сотрудников на 82%.

Виртуальная адаптация для удаленных сотрудников:

Создание увлекательного процесса адаптации: Чтобы создать увлекательный процесс виртуальной адаптации, используйте сочетание живых видеосессий, интерактивных учебных пособий и модулей самообучения.

Согласно исследованию Brandon Hall Group 2020 года, организации с сильным процессом адаптации повысили производительность новых сотрудников более чем на 70%.

Инструменты и ресурсы: Предоставьте удаленным сотрудникам необходимые инструменты и ресурсы для успешной работы, такие как доступ к платформам связи, инструментам управления проектами и материалам для виртуального обучения. Опрос Finances Online 2021 года показал, что 43% удаленных работников назвали плохие технологии своей самой большой проблемой.

Построение ранних связей: Помогите новым удаленным сотрудникам установить ранние связи с коллегами с помощью виртуальных мероприятий по командообразованию, регулярных встреч и возможностей для неформального общения. Согласно исследованию Buffer 2020 года, 20% удаленных работников борются с одиночеством, поэтому важно с самого начала развивать чувство принадлежности.

Управление удаленными командами

Как управлять удаленными работниками и виртуальными командами

Стратегии коммуникации: Эффективная коммуникация - основа успешного управления удаленной командой. Установите четкие правила для каналов связи, частоты и ожиданий. Поощряйте использование видеоконференций для личного общения и рассмотрите возможность внедрения ежедневных или еженедельных регистраций, чтобы все были согласованы и вовлечены. Управление эффективностью: Управление эффективностью удаленных работников требует перехода от традиционного надзора к подходу, ориентированному на результат. Установите четкие цели и задачи и регулярно оценивайте прогресс с помощью измеримых показателей. Предоставляйте частую обратную связь и признание, чтобы удаленные сотрудники были мотивированы и в курсе дела. Построение доверия и подотчетности: Доверие и подотчетность важны для успеха удаленной команды. Развивайте культуру прозрачности и поощряйте открытое общение. Установите четкие ожидания в отношении рабочего времени, сроков и результатов и дайте возможность вашей команде брать на себя ответственность за свою работу. Регулярные индивидуальные встречи могут помочь укрепить доверие и предоставить возможности для обучения и поддержки.

Таблица 1. Приложения и программное обеспечение, которые могут быть полезны для управления удаленными командами:

Создание позитивной культуры удаленной работы

Создание позитивной культуры удаленной работы: Культура удаленной работы имеет решающее значение для удовлетворенности и производительности сотрудников. Чтобы создать позитивную культуру удаленной работы, важно определить культуру вашей компании через ценности, миссию и ожидания. Регулярное обновление и пересмотр политик удаленной работы также важно для обеспечения их актуальности и эффективности.

10 советов по созданию позитивной культуры удаленной работы:

• Четкая коммуникация: Установите правила для каналов связи, частоты и ожиданий.

• Регулярная обратная связь: Предоставляйте как позитивную, так и конструктивную обратную связь, чтобы сотрудники были вовлечены и в курсе дела.

• Поощрение социальных взаимодействий: Организуйте виртуальные мероприятия по командообразованию для укрепления связей и товарищества.

• Акцент на балансе между работой и личной жизнью: Поощряйте четкие границы между рабочим и личным временем и способствуйте гибкости.

• Празднование успехов: Отмечайте и празднуйте командные и индивидуальные достижения, чтобы поднять моральный дух и мотивацию.

• Развитие культуры доверия: Поощряйте прозрачность, подотчетность и открытое общение.

• Предоставление необходимых ресурсов: Обеспечьте доступ к инструментам, ресурсам и поддержке для эффективной удаленной работы.

• Поощрение профессионального развития: Предлагайте возможности для обучения и роста, такие как онлайн-курсы или семинары.

• Приоритет психического здоровья: Продвигайте благополучие с помощью таких ресурсов, как программы помощи сотрудникам или семинары по управлению стрессом.

• Руководство своим примером: Демонстрируйте эффективное общение, сочувствие и приверженность позитивной культуре удаленной работы.

Почему культура удаленной работы так важна?

Сильная культура удаленной работы способствует вовлеченности и мотивации сотрудников. Она способствует долгосрочному успеху и устойчивости удаленных команд, развивая чувство принадлежности и целеустремленности среди членов команды.

Rememo: Упростите совместную работу вашей команды

Rememo - это платформа для управления проектами и совместной работы, которая помогает командам оставаться организованными, сотрудничать эффективно и достигать своих целей.

Платформа сочетает в себе функциональность досок Канбан для визуализации и отслеживания задач с возможностями встроенного чата для бесшовной коммуникации. Это устраняет необходимость переключаться между несколькими инструментами и гарантирует, что вся важная информация остается в контексте.

Основные особенности Rememo включают:

• Доски Канбан для организации и приоритезации задач

• Встроенный чат для обсуждения проектов и принятия решений

• Вкладки чата для структурирования разговоров по темам

• Назначение задач, сроки и отслеживание прогресса

• Отслеживание времени для мониторинга производительности

• Комментарии и обновления статуса для прозрачного общения

• Загрузка файлов и управление данными

• Пользовательские фильтры и группирование задач

• Горячие клавиши для повышения эффективности

• Расширенные функции безопасности, включая шифрование данных

Rememo масштабируется в соответствии с потребностями вашей команды и может использоваться для различных проектов и рабочих процессов. Платформа предлагает интуитивно понятный интерфейс, который делает ее простой в использовании для всех членов команды.

Централизуя коммуникацию, сотрудничество и управление задачами в одном месте, Rememo помогает командам повысить производительность, улучшить прозрачность и обеспечить успешное выполнение проектов.

Эффективное общение и сотрудничество

Управление удаленными встречами:

Когда дело доходит до управления удаленными встречами, важно установить четкие повестки дня, цели и ограничения по времени. Выберите время, которое подходит для разных часовых поясов и графиков, чтобы обеспечить максимальное участие. Во время встречи поощряйте активное участие, назначая роли, используя интерактивные функции, такие как опросы или комнаты для обсуждения, и поощряйте открытое обсуждение. После встречи обобщите ключевые моменты, решения и действия и поделитесь заметками о встрече с командой. Назначьте обязанности с четкими сроками, чтобы обеспечить последующие действия и прогресс.

Используйте такие платформы, как Zoom, Microsoft Teams или Slack для видеоконференций и обмена мгновенными сообщениями, и рассмотрите возможность использования специализированных инструментов, таких как Kahoot! или Jackbox Games для интерактивных мероприятий, которые способствуют сотрудничеству и товариществу.

Здоровье и благополучие

Избегание стресса и выгорания:

Распознавание признаков выгорания имеет решающее значение для поддержания здоровья и благополучия удаленных работников. Общие симптомы включают постоянную усталость, снижение производительности и отсутствие мотивации.

Например, если удаленный сотрудник, который когда-то был сильно вовлечен, начинает постоянно пропускать сроки или выражать чувство истощения, это может быть признаком выгорания.

Чтобы поддержать удаленных сотрудников, руководители должны регулярно общаться с членами своей команды, поощрять открытое общение о рабочей нагрузке и уровне стресса, а также предоставлять ресурсы для управления стрессом, такие как доступ к специалистам в области психического здоровья или подписки на приложения для медитации, такие как Headspace или Calm.

Также важно поддерживать гармонию между работой и личной жизнью, чего можно добиться, установив четкие границы между рабочим и личным временем, поощряя регулярные перерывы и предлагая гибкие условия работы, когда это возможно.

Советы по работе из дома:

• Управление временем: Поощряйте удаленных сотрудников создавать структурированный распорядок дня, расставлять приоритеты в задачах и использовать инструменты отслеживания времени, такие как Toggl или RescueTime, для мониторинга своей производительности.

• Создание продуктивного рабочего пространства: Удаленные работники должны организовать выделенное и комфортное рабочее пространство, минимизируя отвлекающие факторы и поддерживая четкое разделение между работой и домашней жизнью. Например, они могут использовать разделитель комнаты или экран, чтобы создать физическую границу между рабочим и жилым пространством.

• Баланс между работой и личной жизнью: Пропагандируйте здоровые привычки, такие как регулярные перерывы, установление границ и занятие хобби или занятия вне работы, чтобы помочь удаленным сотрудникам поддерживать сбалансированный образ жизни.

Организация домашнего офиса:

Хорошо оборудованный домашний офис необходим удаленным работникам для поддержания производительности и профессионализма. Основное оборудование может включать надежный компьютер, высокоскоростное интернет-соединение, удобное кресло и стол.

Например, удаленному графическому дизайнеру может потребоваться высокопроизводительный компьютер с большим монитором, в то время как удаленный писатель может отдавать предпочтение удобной клавиатуре и эргономичному креслу. Советы по эргономике должны быть доведены до сведения удаленных сотрудников, чтобы предотвратить физическое напряжение и дискомфорт, такие как поддержание правильной осанки, использование регулируемого кресла и расположение экрана компьютера на уровне глаз.

Поддержание профессиональной обстановки также важно, особенно для видеоконференций или встреч с клиентами. Удаленных работников следует поощрять содержать свое рабочее место в чистоте, организованности и без отвлекающих факторов, а также одеваться соответствующим образом для рабочих взаимодействий. Например, удаленному торговому представителю может потребоваться профессиональный фон и одежда для видеозвонков с потенциальными клиентами.

Будущие тенденции

Интеграция и функции:

Многие инструменты для удаленного сотрудничества предлагают интеграцию с другими популярными программами, такими как интеграция Slack с Google Drive или интеграция Asana с Zoom. Ключевые функции, которые следует искать, включают совместную работу в реальном времени, автоматизацию задач и надежные меры безопасности.

Каково будущее удаленной работы?

• Новые тенденции: Будущее удаленной работы, вероятно, будет характеризоваться гибридной моделью, сочетающей удаленную работу и работу в офисе. Компании также инвестируют в технологии виртуальной и дополненной реальности для улучшения удаленного сотрудничества и создания иммерсивных виртуальных рабочих пространств.

• Прогнозы и предположения: Эксперты прогнозируют, что удаленная работа станет стандартным вариантом для многих компаний, с упором на результаты, а не на физическое присутствие. Рост удаленной работы также может привести к децентрализации талантов, когда компании нанимают лучших кандидатов независимо от их местонахождения. Однако по мере развития удаленной работы необходимо будет решать такие проблемы, как кибербезопасность, цифровое неравенство и необходимость человеческого общения.

Подход к заработной плате и льготам для удаленных сотрудников

Стратегии справедливой компенсации:

• Базовая заработная плата основывается на роли и квалификации, а не на местоположении, чтобы обеспечить справедливую компенсацию для всех членов команды.

• Рассмотрите возможность предложения стипендий на основе местоположения для таких расходов, как настройка домашнего офиса или затраты на Интернет.

• Регулярно пересматривайте и корректируйте заработную плату в соответствии с рыночными ставками и индивидуальной производительностью.

Льготы и привилегии:

• Предлагайте комплексный пакет льгот, включая медицинское страхование, пенсионные планы и оплачиваемый отпуск.

• Предоставляйте специальные льготы для удаленной работы, такие как стипендии на домашний офис, членство в коворкинге или возможности профессионального развития.

• Рассмотрите возможность предложения гибкого графика или неограниченного отпуска для баланса между работой и личной жизнью.

• Организуйте виртуальные мероприятия и инициативы для поддержки психического здоровья и благополучия, такие как семинары по здоровому образу жизни или сеансы медитации.

Не забудьте четко сообщить о стратегиях компенсации и льгот вашей удаленной команде и убедитесь, что все сотрудники имеют равный доступ к этим ресурсам. Регулярно собирайте отзывы и вносите необходимые коррективы, чтобы поддерживать потребности вашей команды и поддерживать позитивный опыт удаленной работы.

Безопасность данных и киберриски:

При переходе на удаленную работу компаниям необходимо уделять первоочередное внимание безопасности данных и снижению киберрисков.

Удаленные работники должны пройти обучение передовым методам кибербезопасности, таким как использование надежных паролей, двухфакторная аутентификация и безопасные протоколы передачи данных.

Компании также должны инвестировать в надежные инструменты безопасности, такие как VPN, шифрование и программное обеспечение для защиты конечных точек, чтобы защитить конфиденциальные данные и предотвратить утечки данных.

Вывод и резюме

• Поощряйте открытое и прозрачное общение, используя сочетание синхронных и асинхронных инструментов.

• Установите четкие ожидания, цели и обязанности для каждого члена команды.

• Поощряйте регулярные встречи, обратную связь и признание, чтобы удаленные сотрудники были вовлечены и мотивированы.

• Уделяйте приоритетное внимание балансу между работой и личной жизнью и поддерживайте психологическое здоровье и благополучие вашей удаленной команды.

• Организуйте виртуальные мероприятия по командообразованию и поощряйте неформальное общение для построения прочных отношений.

• Предоставьте удаленным работникам необходимые ресурсы, инструменты и поддержку для успешного выполнения своих ролей.

• Подавайте пример и развивайте культуру доверия, самостоятельности и ответственности.

Создание сильной культуры удаленной команды требует целенаправленных усилий, постоянного общения и приверженности поддержке потребностей вашей команды. Внедряя передовые методы, изложенные в этом руководстве, вы можете создать позитивную и продуктивную среду удаленной работы, которая принесет пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.

Помните, что создание сильной культуры удаленной работы - это постоянный процесс, требующий регулярной оценки и адаптации. Собирайте отзывы своей команды, измеряйте успех своих инициатив и будьте открыты для внесения необходимых изменений.

Инвестиции в культуру вашей удаленной команды не только повышают удовлетворенность и удержание сотрудников, но также готовят вашу организацию к долгосрочному успеху в условиях все более цифровой и распределенной рабочей силы. Уделяя первоочередное внимание благополучию и росту ваших удаленных сотрудников, вы можете создать устойчивую, вовлеченную и высокопроизводительную команду, которая сможет процветать перед лицом любых проблем.