Канбан - это метод управления рабочими процессами, который зародился в Toyota в 1950-х годах как система производства точно в срок. Современный метод Канбан, концептуализированный в ИТ в 2007 году, фокусируется на визуализации работы, ограничении незавершенной работы и постоянном улучшении процессов для максимизации эффективности и потока. Канбан-доски используются для управления рабочими процессами на различных организационных уровнях. В сочетании с осмысленной стратегией, Канбан может эффективно улучшить рабочие процессы, сократить время цикла и обеспечить ценность для клиентов.
Происхождение и исторический контекст
Начнем с азов. Канбан — это метод управления рабочим процессом, Канбан для начинающих, который помогает организациям управлять и совершенствовать рабочие системы.
Слово «канбан» происходит от двух японских слов: «кан», что означает «знак», и «бан», что означает «доска». Результатом стало рождение понятия «Канбан» (看板 – яп.), буквально означающего «вывеску», «знак» или «визуальную доску»; иной вариант перевода - «подписывать» или «маркировать».
«Канбан» как управленческий подход был впервые разработан и применен компанией Toyota в качестве системы планирования производства по принципу «точно в срок». С 1950-х годов термин «канбан» также используется для определения рабочего процесса, выстраиваемого согласно управленческой методологии и организационных принципов Канбан.
Потребность в создании Канбан была продиктована тем, что компания работала в выталкиваемых потоках, то есть производила товары без учета спроса, а затем выталкивала их на рынок. Проблема заключалась в том, что если потребитель не был заинтересован или если рынок оказывался достаточно насыщенным, компания неизбежно сталкивалась с переизбытком нереализованных запасов, и это стоило денег.
Основные понятия
Новый подход Канбан работал с вытягиваемыми потоками. На практике это означало две вещи. Во-первых, работу брали только тогда, когда на нее был реальный спрос (а не когда он прогнозировался только на бумаге), а во-вторых, члены команды брали работу только тогда, когда у них была возможность выполнить задачу. В результате Toyota стала производить только то, что нужно, с минимальными издержками, и на этом экономила деньги.
В основе методологии Канбан лежит концепция «Потока». Концепция потока имеет решающее значение, и, измеряя показатели потока и работая над их улучшением, можно значительно повысить скорость процессов доставки, сократив время цикла и улучшить качество продуктов или услуг, получая быструю обратную связь от внутренних или внешних клиентов.
В более современном понимании, термин «Канбан» связан с появлением «метода Канбан», который впервые был концептуально определен в сфере ИТ и вошел в оборот в 2007 году. Следовательно, современное понимание Канбан исходит из того, что Канбан - это популярный метод управления рабочим процессом, направленный на минимизацию уровня ресурсозатратности («тощее производство» - Lean production), управление качеством и постоянное улучшение продуктов и услуг, и обеспечивающий интеллектуальный подход к организации рабочего процесса. Канбан по своей природе является адаптивным методом, применимым на всех организационных уровнях.
На прикладном уровне, Канбан — это еще и визуальная система для управления работой по мере ее продвижения по процессу. Канбан визуализирует как процесс (поток), так и фактическую работу, проходящую через этот процесс. Одна из ключевых целей использования инструмента Канбан — определить потенциальные узкие места в процессе и устранить их, чтобы работа могла проходить через него экономически эффективно с оптимальной скоростью или пропускной способностью.
Канбан как инструмент управления производственным потоком помогает не только визуализировать работу, но и максимизировать эффективность и постоянно совершенствоваться. Рабочий процесс представляется на так называемых «досках Канбан», что позволяет осуществлять оптимизацию и координацию, то есть оптимизировать работу нескольких команд и выполнять даже самые сложные проекты в единой среде. У менеджера есть возможность использовать доски Канбан, чтобы сопоставить управление портфелями и связать стратегию с исполнением.
С помощью концепции «портфолио Канбан» организации могут воспользоваться преимуществами принципов и методов Канбан на нескольких уровнях управления. Канбан-портфолио способствует прозрачности процессов принятия решений и устанавливает ограничения на незавершенное производство для разных команд.
Канбан-подход к формированию портфолио организации можно использовать в четырех различных формах:
на уровне решения;
на уровне команды;
на уровне проекта/продукта;
на уровне программы;
на стратегическом уровне.
На уровне решения Канбан используется для управления возможностями команды. Например, создание конвейера непрерывной доставки может быть уникальным Канбаном. Imperial-Palace-Japan – отличный пример применения системы Канбан в садах Императорского дворца в Токио в Японии. Персонал здесь использует надежный метод, чтобы ограничить поток посетителей. Каждый посетитель на входе получает пластиковую карту, которую необходимо сдать при выходе из сада. Поскольку общее количество карт существенно ограничено, только определенное количество посетителей может пройти по дворцу за определенное время. Новые посетители должны ждать в очереди, пока не будет доступна следующая карта. Доступ во дворец бесплатный, но предоставляется только при наличии предварительно выданных карт.
На уровне команды Канбан используется для управления рабочими процессами отдельной команды. Например, менеджеры по продуктам применяют Канбан при работе с дискретными досками планирования. Гибкие команды инженеров применяют Канбан при управлении пользовательскими историями и незавершенными разработками. Некоторые организации предпочитают визуализировать все команды на одной доске с полосой для каждой команды, чтобы обеспечить лучшую прозрачность и согласованность.
На уровне портфолио Канбан используется для управления потоком эпиков. Эпики - это крупные инициативы в рамках всей организации, охватывающие команды и несколько выпусков.
Практика показывает, что Канбан органичен для большинства систем управления, независимо от их характеристик, поэтому имеет тенденцию естественным образом распространяться по всей организации, включая такие области, как продажи и управление. Это повышает наглядность всего, что происходит в компании.
В большинстве отраслей Канбан сокращает запасы в диапазоне 25%-75%,
тем самым снижая затраты компании. Риски перепроизводства запасов значительно снижаются, что экономит ресурсы и время. В этом заключается идея устранения отходов.
Красота Канбан в его простоте. Текущие тенденции во всем мире показывают, что Канбан набирает популярность и используется в самых разных областях, от небольших агентств и стартапов до традиционных организаций всех размеров.
Методология Канбан уже накопила арсенал различных методов, показателей и моделей, и если их последовательно применять, это может привести к культуре постоянного улучшения (кайдзен). Она подробно описана в книге Дэна Ваканти «Actionable Agile».
Таким образом, Канбан-метод - это эволюционный, неразрушающий метод, который способствует постепенному улучшению процессов организации. Следуя этим принципам и практикам, Вы сможете успешно использовать Канбан для максимизации преимуществ любого бизнес-процесса — улучшить поток, сократить время цикла, повысить ценность для клиента с большей предсказуемостью, — все это имеет решающее значение для любого бизнеса.
Помните: Канбан ограничивается тактическими решениями. Чтобы работа действительно приносила пользу и имела долгосрочное влияние, она должна основываться на осмысленной стратегии. В связке со стратегией Канбан может стать более эффективным способом улучшить то, как выполняется работа.
Поначалу может быть сложно понять, что такое Канбан. Но когда вы освоите азы, вы сможете максимально использовать основные преимущества методологии Канбан:
доступность физических и цифровых досок Канбан, помогающих визуализировать работу;
простоту внедрения на любом этапе планирования или реализации проекта, практически независимо от масштаба и количества задействованных лиц;
повышение эффективности через установление ограничений на незавершенное производство;
эволюционный путь управления изменениями без нарушения текущих процессов, предлагаемый практиками Канбан.
В этом блоге Вы сможете обратить внимание на детали и ознакомиться с основными терминами и артефактами Канбан, конечно, если выгоды применения этого метода имеют для Вас значение.
Часто задаваемые вопросы
Как Канбан поддерживает сотрудничество между членами команды?Канбан способствует сотрудничеству, предоставляя общее, прозрачное представление о текущей работе. Наглядный характер Канбан-доски позволяет членам команды понимать роли, зависимости и нагрузку друг друга, способствуя лучшему общению и сотрудничеству.
Какова роль ограничений WIP в Канбане и как они определяются?Ограничения незавершенной работы (WIP) являются ключевым компонентом Канбана, которые ограничивают количество задач, которые могут быть в процессе выполнения в любой момент времени. Ограничения WIP определяются на основе возможностей команды и используются для предотвращения перегрузки, уменьшения переключения контекста и поддержания постоянного потока работы.
Как Канбан помогает выявлять и устранять узкие места?Канбан делает узкие места видимыми, подчеркивая, где работа накапливается в рабочем процессе. Отслеживая Канбан-доску и такие показатели, как время цикла и пропускная способность, команды могут выявлять коренные причины узких мест и принимать меры по их устранению, например, перераспределять ресурсы или улучшать процессы.
Можно ли использовать Канбан в сочетании с другими методологиями, такими как Скрам или Водопад?Да, Канбан может использоваться вместе с другими методологиями. Например, Скрамбан - это гибридный подход, который сочетает в себе элементы Скрама и Канбана, такие как использование Канбан-доски для визуализации работы при сохранении событий Скрама, таких как ежедневные летучки и ретроспективы.
Как Канбан поддерживает непрерывное улучшение и обучение?Канбан поощряет непрерывное улучшение через регулярные циклы обратной связи и принятие решений на основе данных. Анализируя показатели и проводя ретроспективы, команды могут определять области для улучшения, экспериментировать с изменениями и учиться на результатах, чтобы итеративно совершенствовать свои процессы.
Какие ключевые роли в команде Канбан?В отличие от других методологий, Канбан не предписывает конкретных ролей. Однако типичными ролями в команде Канбан могут быть менеджер по предоставлению услуг (который контролирует поток работы), Канбан-тренер (который направляет команду в практиках Канбан) и сами члены команды, которые сотрудничают для создания ценности.
Как Канбан может помочь в управлении рисками и неопределенностью в проектах?Канбан помогает управлять рисками и неопределенностью, делая работу видимой, ограничивая объем незавершенной работы и обеспечивая быстрые циклы обратной связи. Непрерывно отслеживая поток работы и адаптируясь к изменениям, команды могут выявлять и смягчать риски на ранней стадии, уменьшая влияние неопределенности на успех проекта.
