В этой статье рассматривается, как принципы Канбан могут улучшить процесс адаптации сотрудников, делая его более эффективным и увлекательным. Визуально представляя задачи адаптации на доске Канбан и устанавливая лимиты незавершенной работы (WIP), компании могут оптимизировать рабочий процесс и помочь новым сотрудникам адаптироваться более эффективно. В статье описываются типичные проблемы адаптации, определяются типичные этапы рабочего процесса и приводится пример использования Канбан для адаптации инженера-программиста. Также даются рекомендации по преодолению потенциальных препятствий при внедрении системы Канбан для адаптации.
Компании помогают новым сотрудникам адаптироваться к своим ролям и корпоративной культуре посредством онбординга (адаптации).
Процесс включает в себя заполнение документов, проведение ознакомительных совещаний, организацию учебных занятий и делегирование первоначальных обязанностей.
Этот процесс дает работникам возможность эффективно и непринужденно работать в новой рабочей среде, если он выполняется должным образом.
Канбан хорошо подходит для процесса адаптации из-за его эффективности в управлении задачами. Компании могут оптимизировать свой рабочий процесс, выявлять потенциальные узкие места и ускорять интеграцию новых сотрудников, используя доски Канбан для визуального представления этапов адаптации.
Таким образом, Канбан является мощным инструментом для повышения эффективности адаптации, что ведет к лучшей интеграции новых сотрудников в компанию.
Проблемы
Организации часто сталкиваются с проблемами при онбординге новых сотрудников, что влияет как на эффективность процедуры, так и на опыт нового сотрудника.
Вот некоторые типичные трудности:
Затраты времени: бумажная работа, обучение и другие задачи адаптации требуют времени, что влияет на производительность.
Непоследовательные процессы: результаты новых сотрудников могут отличаться без стандартного процесса адаптации, что приводит к пробелам в знаниях или навыках.
Недостаток вовлеченности: без положительного опыта адаптации новые сотрудники могут чувствовать себя одинокими или перегруженными, что влияет на их мотивацию и удержание.
Перегрузка задачами может замедлить онбординг сотрудника.
Циклы обратной связи. Новые сотрудники могут быть сбиты с толку непоследовательной обратной связью по результатам работы.
Канбан для онбординга
Канбан можно использовать для адаптации, потому что он гибкий. Определите все новые задачи по найму, чтобы настроить их.
Они могут включать оформление документов, учебные модули, знакомство с командой, начальные задания и тд.
Настройка Канбан-доски
Затем настройте канбан-доску. Онбординг может не вписываться в традиционные этапы рабочего процесса, такие как «Сделать», «Выполняется» и «Готово». Вместо этого рассмотрите этапы адаптации, такие как «Ориентация», «Обучение», «Стажировка» и «Назначение проекта». Так продвижение нового сотрудника становится более наглядным.
Затем установите WIP-лимиты для каждого этапа. Это ограничивает рабочую нагрузку новичка и помогает ему сосредоточиться.
Поместите карточки с заданиями в соответствующие столбцы. Когда новый сотрудник проходит адаптацию, он перемещает задачи по доске.
Определение этапов рабочего процесса адаптации
Эффективная Канбан-адаптация требует продуманного процесса.
Типичный рабочий процесс:
Ориентация. Познакомьте нового сотрудника с культурой, ценностями и ожиданиями компании.
Документация. Заполните контракты, налоговые формы, подтверждения политики и т. д. для новых сотрудников.
Обучение: на этом этапе новый сотрудник проходит формальное обучение, изучает онлайн-модули или другие учебные ресурсы.
Наставничество, стажировка. Новый сотрудник получает индивидуальное руководство и поддержку от наставника.
Интеграция включает в себя назначение первоначальных задач, объединение новых сотрудников в команды и помощь им в работе.
Обратная связь и оценка: регулярные проверки для обсуждения проблем, прогресса и производительности помогают новым сотрудникам адаптироваться.
Канбан-карточки перемещаются слева направо по мере их выполнения.
Создание карт задач и управление ими
Канбан опирается на карточки задач. Эти карточки представляют новые задачи по приему на работу.
Каждая карточка задачи должна включать описание, дату выполнения и ресурсы или контакты.
Работа с карточками задач
Канбан-адаптация требует управления карточками задач. «Ориентация» — это первый этап онбординга. Новые сотрудники продвигают карточки по мере выполнения задач.
Роль WIP-лимитов в адаптации
Ограничения имеют решающее значение для онбординга. Ограничение активных задач упрощает рабочий процесс и помогает сфокусироваться.
WIP-ограничения предотвращают перегрузку новых сотрудников потоком задач. Снижают когнитивную нагрузку, помогая сосредоточить внимание на одной задаче.
WIP-ограничения также выявляют узкие места. Накопление задач на этапе указывает на наличие проблемы.
Визуализация и мониторинг процесса адаптации
Канбан помогает отслеживать процесс адаптации. Доска показывает задачи, этапы и прогресс новых сотрудников и руководителей.
Онбординг с использованием канбана наглядно показывает текущие задачи новых сотрудников по мере того, как они перемещают карточки. Это помогает определить завершенные, текущие, ожидающие задачи и потенциальные узкие места.
Канбан-онбординг
Технологическая компания нанимает инженера-программиста. Канбан для адаптации:
«Ориентация компании» начинает столбец «Задачи». Познакомьте нового сотрудника с культурой, структурой и политикой компании.
Документация: Налоговые формы, льготы, подписание страховки и тд.
Обучение: безопасность, жизненный цикл разработки программного обеспечения, а также обучение корпоративным инструментам и программному обеспечению перечислены в столбце «Обучение».
Наставничество: колонка с задачами по стажировке.
Интеграция: «Настройка среды разработки» и «Первая задача кодирования» находятся в столбце «Интеграция».
Обратная связь и оценка: Повторяющиеся карточки, такие как «Еженедельно встреча с менеджером», указывают на проверки.
Новые инженеры-программисты перемещают карточки задач по мере прохождения адаптации.
Преодоление потенциальных препятствий
Канбан для адаптации может иметь некоторые недостатки. Вот как к ним обращаться:
Сопротивление изменениям: члены команды могут сомневаться в принятии новой системы. Обучение, льготы и открытое обсуждение способствуют заинтересованности.
Неправильное толкование WIP-лимитов: некоторые могут рассматривать ограничение количества активных задач как предел производительности. Сосредоточьтесь на том, как эти ограничения улучшают качество и концентрацию, а не на результате.
Чрезмерное усложнение: избегайте слишком подробной канбан-доски, которая может запутать новых сотрудников. Держите доску простой и сосредоточенной на основных задачах адаптации.
Недостаток вовлеченности: Мотивируйте новых сотрудников с помощью увлекательного онбординга. Используйте интерактивное обучение или тимбилдинг.
Непоследовательная обратная связь: регулярная обратная связь жизненно важна. Обеспечьте обратную связь и поддержку с помощью частых проверок или совещаний по прогрессу.
Заключение
Принципы канбан улучшают прозрачность адаптации, управление задачами и вовлеченность. Новые сотрудники и менеджеры могут отслеживать ход онбординга, перемещая карточки по этапам рабочего процесса на доске.
WIP-ограничения предотвращают перегрузку и способствуют концентрации внимания. Этот визуальный структурированный подход делает адаптацию более эффективной и упрощает интеграцию новых сотрудников.
Часто задаваемые вопросы
Как Канбан может помочь в удаленной адаптации?Визуальный характер Канбан хорошо подходит для удаленной адаптации, поскольку обеспечивает четкий обзор процесса и помогает удаленным сотрудникам оставаться вовлеченными и связанными.
Какие творческие способы использования Канбан для адаптации?Рассмотрите возможность создания персонализированных досок Канбан для каждого нового сотрудника, геймификации процесса адаптации с вознаграждениями за выполнение задач или использования цветных карточек для категоризации различных типов задач.
Как часто следует пересматривать и обновлять систему адаптации Канбан?Регулярно пересматривайте процесс адаптации Канбан, по крайней мере, каждые 6 месяцев, чтобы выявить области для улучшения и убедиться, что он остается актуальным и эффективным.
Можно ли использовать Канбан для адаптации в других отраслях, кроме разработки программного обеспечения?Да, принципы Канбан могут применяться для адаптации в различных отраслях, таких как здравоохранение, производство или финансы, путем адаптации этапов рабочего процесса и задач к конкретным потребностям каждой отрасли.
Как измерить успех процесса адаптации Канбан?Отслеживайте такие показатели, как время до продуктивности, показатели удержания новых сотрудников и показатели удовлетворенности сотрудников, чтобы оценить эффективность системы адаптации Канбан.
Какую роль играют технологии в адаптации Канбан?Цифровые инструменты Канбан могут упростить процесс адаптации, позволяя осуществлять совместную работу в реальном времени, автоматические напоминания и простое отслеживание прогресса.
Как вовлечь существующих сотрудников в процесс адаптации Канбан?Поощряйте опытных членов команды вносить свой вклад в доску адаптации Канбан, создавая карточки задач, предоставляя рекомендации или выступая в качестве наставников для новых сотрудников.
