Освоение удаленного рабочего процесса с помощью Канбана: подробное руководство

Понимание Канбана и его истоков

Канбан, японское название, которое означает «рекламный щит» или «вывеска», представляет собой систему управления рабочим процессом, которая возникла в производственной системе Toyota в конце 1940-х годов. Этот метод был создан для повышения эффективности, сокращения потерь и развития культуры постоянного улучшения. Несколько отраслей приняли Канбан, в первую очередь технологическая отрасль, которая часто используется в разработке программного обеспечения и управлении проектами.

Канбан-принципы

Канбан основан на четырех основных принципах:

• Визуализируйте работу. Визуализируя работу, команды могут понять прогресс и процесс.

• Незавершенное производство должно быть ограничено (WIP). Минимизируя его, команды могут сосредоточиться на завершении проектов, а не на запуске новых.

• Управляйте потоком. Мониторинг рабочего процесса и управление им обеспечивают бесперебойную работу и помогают выявлять узкие места.

• Повторите. Канбан побуждает команды постоянно пересматривать и улучшать свои процессы.

Преимущества использования Канбана в удаленной обстановке

Использование Канбана в удаленном контексте имеет ряд преимуществ. Это дает четкое визуальное представление о работе, облегчая удаленным членам команды понимание своих обязанностей и общего состояния проекта. Канбан также способствует прозрачности и открытому общению, которые необходимы для удаленной работы. В-третьих, упор на постоянное совершенствование хорошо сочетается с часто динамичным характером удаленной работы, где необходимы гибкость и оперативность.

Больше прозрачности: Канбан-доска — это единая точка контакта для информации о статусе проекта. Эта прозрачность может помочь гарантировать, что все в команде знают о том, что происходит, какие задачи выполняются, кто отвечает за каждую задачу и какая работа будет следующей. Такая открытость особенно полезна в контексте удаленной работы, когда общение может быть затруднено.

• Улучшение связи: Поскольку каждый может видеть ход выполнения каждого задания, меньше необходимости в регулярных обновлениях статуса и проверках, что позволяет уделять больше времени фактической работе. Это также помогает предотвратить неправильные представления или недопонимание относительно статуса задачи.

• Акцент на постоянном улучшении: Канбан побуждает команды часто анализировать и оценивать свои процессы на предмет потенциальных улучшений. Это соответствует динамическому характеру удаленной работы, поскольку команды часто должны быть гибкими и приспосабливаться к изменяющимся условиям.

• Улучшенное управление рабочей нагрузкой: ограничивая незавершенную работу, Канбан может помочь членам команды избежать перегрузки слишком большим количеством задач одновременно. Это особенно полезно в условиях удаленной работы, когда границы между работой и личной жизнью могут стираться.

• Больше гибкости: Канбан не требует строгого планирования и составления графиков, в отличие от других методов. Вместо этого он обеспечивает гибкость в управлении заданиями и перераспределении приоритетов по мере необходимости. Это особенно полезно в условиях удаленной работы, когда могут возникнуть непредвиденные проблемы, требующие быстрой смены акцента.

• Сокращение отходов: Четко визуализируя работу и ограничивая незавершенную работу, Канбан может помочь в выявлении неэффективности и потерь, таких как задания, которые занимают слишком много времени, ненужные задачи или дисбаланс рабочей нагрузки. Это повлечь за собой повышение эффективности использования ресурсов.

Создание своей первой канбан-доски

Создание вашей первой канбан-доски — важный первый шаг в использовании канбан-подхода. Вот меры, которые необходимо предпринять, чтобы сделать это правильно:

• Определите этапы рабочего процесса. Первый шаг — определить этапы каждой задачи от начала до конца. Для очень простых рабочих процессов это может быть просто «Сделать», «Выполняется» и «Готово». Тем не менее, для более сложных рабочих процессов могут использоваться такие фразы, как «Журнал невыполненных работ», «Готово к разработке», «Разработка», «Тестирование», «Готово к проверке», «Рецензирование» и «Готово».

• Добавьте столбцы для каждого этапа: После того, как вы определили этапы своего рабочего процесса, добавьте столбец на свою канбан-доску для каждого этапа. Это можно сделать на бумаге с помощью стикеров и доски или в цифровом виде с помощью таких приложений, как Rememo. Каждый столбец представляет собой отдельный этап вашего рабочего процесса.

• Создавайте канбан-карты: Создавайте канбан-карточки для каждой задачи. Каждая карточка должна содержать информацию о задаче, такую как краткое описание, ответственное лицо и срок выполнения. Это могут быть стикеры на физической доске. Обычно это встроенные функции на цифровой плате.

• Заполните доску: Теперь вы можете начать заполнять доску своими обязанностями. Поместите карточки канбана в столбец, соответствующий текущему этапу рабочего процесса.

• Установите лимиты незавершенного производства: Ограничения незавершенного производства (WIP) необходимы для Канбана. Это максимальное количество заданий одновременно на определенном этапе. Установление лимитов незавершенного производства помогает предотвратить перегрузку и повышает концентрацию на завершении работы.

• Начните использовать доску: Теперь, когда ваша доска настроена, начните ее использовать! Перемещайте правильные карточки канбана в соответствующие столбцы по мере выполнения задач.

• Регулярно оценивайте и обновляйте доску: Канбан-доска — это не решение «положил и забыл». Его следует проверять и обновлять часто, желательно ежедневно. Это держит правление доски и команду на верном пути.

Как эффективно использовать канбан-карты

Карточки Канбан — это сердце системы. Каждая карточка должна содержать важную информацию о задании, такую как описание, ответственное лицо, срок выполнения и любые связанные примечания или приложения. Предоставляя подробную и точную информацию на каждой карточке, члены команды могут легко понять, что от них ожидается, уменьшая неопределенность и недопонимание.

Карточки являются важным системным компонентом, выступающим в качестве визуального представления рабочих элементов в рабочем процессе. Вот как максимально использовать их:

• Четкая и краткая информация: Каждая карточка должна содержать всю необходимую информацию о задаче. Здесь кратко объясняется задача, ответственное лицо, крайний срок и другая важная информация, например, зависимости задачи или связанные документы. Чтобы избежать неправильных представлений, эта информация должна быть точной и прямой.

• Частые обновления: Канбан-карты должны регулярно обновляться, чтобы отражать ход выполнения задачи. После выполнения задачи соответствующую карточку следует переместить из столбца «Сделать» в столбец «Выполняется». Карточка должна перемещаться из одного столбца (или состояния) в другое по мере продолжения работы.

• Визуальные индикаторы: Используйте визуальные индикаторы, чтобы привлечь внимание к важной информации. Это позволяет членам команды быстро определять критические задачи или понимать характер деятельности. Цветовое кодирование может использоваться в зависимости от приоритета задачи или тегов для отдельных видов работ.

• Сокращение незавершенного производства (WIP): Канбан-карты также могут сократить незавершенное производство (WIP). Команды могут избежать перегрузки, ограничив количество карточек в столбце «Выполняется» и сосредоточившись на выполнении задач, а не на инициировании новых.

• Обратная связь и улучшение: После выполнения задачи команда может проанализировать карту Канбан на предмет извлеченных уроков или улучшений процесса. Это согласуется с идеей Канбана о постоянном улучшении.

• Интеграция с цифровыми инструментами: Если вы используете цифровую доску, вы можете использовать такие возможности, как прикрепление файлов, связывание с другими задачами, создание напоминаний и автоматизация обновлений, чтобы сделать ваши карточки Канбан еще более полезными.

Решение распространенных проблем в удаленном управлении рабочими процессами

Удаленное управление рабочим процессом связано с уникальными проблемами, такими как пробелы в общении, отсутствие информации о действиях членов команды и трудности с отслеживанием прогресса. Канбан может помочь в решении этих проблем. Визуализация работы устраняет пробелы в общении и обеспечивает наглядность. Ограничение WIP гарантирует, что члены команды не будут перегружены задачами. Кроме того, Канбан-доска — единственный источник надежной информации для отслеживания прогресса.

Управление рабочим процессом в удаленном контексте может создавать определенные проблемы. Вот как вы можете использовать Канбан и другие передовые методы для решения некоторых из наиболее распространенных проблем:

• Пробелы в общении: из-за разных часовых поясов, отсутствия личных встреч или зависимости от текстового общения удаленные команды часто сталкиваются с пробелами в общении. Канбан устраняет эти пробелы, предлагая визуальное изображение работы, которое служит единственным источником достоверной информации о прогрессе команды. Частые стендапы или контрольные встречи, возможно, в начале или в конце дня, также могут помочь держать всех на одной волне.

• Недостаточная видимость: в удаленной ситуации знание того, над чем все работают, может быть сложной задачей, что приводит к дублированию усилий или тому, что вещи остаются незамеченными. Все задачи видны на канбан-доске с указанием их статуса и ответственного лица. Это упрощает отслеживание прогресса и гарантирует, что все знают, кто над чем работает.

• Сложность отслеживания прогресса: без ощутимых признаков офиса отслеживание хода работы может быть затруднено. Канбан может помочь в этом, визуализируя рабочий процесс. Чтобы помочь отслеживать прогресс, решения для управления цифровыми проектами могут включать такие элементы, как диаграммы Ганта, диаграммы выгорания и автоматические отчеты.

• Перегрузка и выгорание: удаленные работники часто испытывают трудности с управлением рабочей нагрузкой, что приводит к стрессу и выгоранию. Канбан помогает членам команды сосредоточиться на ограниченном количестве задач, ограничивая незавершенное производство (WIP), снижая риск перегрузки. Также очень важно соблюдать границы и гарантировать, что сотрудники не будут доступны 24 часа в сутки, семь дней в неделю.

• Изоляция и отстраненность: Удаленные работники могут испытывать чувство изоляции и оторванности от команды. Частые встречи команды, встречи один на один и мероприятия по виртуальному тимбилдингу могут помочь людям оставаться на связи. Также важно поощрять открытое общение и обратную связь.

• Технические проблемы: Поскольку удаленные работники в значительной степени полагаются на технологии, технические сбои могут привести к снижению производительности. Предоставление надежной ИТ-помощи и обеспечение всех членов команды надлежащим оборудованием и программным обеспечением может помочь в предотвращении и решении этих проблем.

Культурные сдвиги необходимы для успешного развертывания Канбан

Внедрение Канбана требует изменения культуры в организации. Речь идет о внедрении новых технологий или методов и изменении образа мышления и работы людей.

Культуру организации можно определить как набор ценностей и норм, определяющих ее идентичность и поведение в результате усилий по согласованию решений и действий с ценностями и нормами, которых она придерживается. Согласно модели зрелости Канбан (KMM), предполагаемые результаты следуют за развертыванием практик, которые могут следовать только культуре. В результате все изменения должны начинаться с принятых ценностей.

Эти принципы особенно важны в удаленных ситуациях, когда общение и сотрудничество могут быть затруднены. Чтобы добиться необходимых изменений, предприятия должны стремиться к либеральной, единой культуре с высоким уровнем доверия. Помните, что культура податлива, ее можно формировать и расширять.

Лидеры определяют культуру организации своими решениями и действиями. Интеграция ценностей и принятие практик могут «взломать» организационную культуру, внедрив новые ценности и изменив социологию.

Заключение: использование Канбана для удаленного управления рабочими процессами

Использование Канбана для удаленного управления рабочими процессами — это обдуманное решение, которое может значительно повысить производительность команды и результаты проекта. Команды могут решать конкретные проблемы удаленной работы, визуализируя работу, контролируя незавершенное производство, управляя рабочим процессом и поддерживая культуру постоянного совершенствования.

Обратите внимание, что успешное развертывание Канбана зависит не только от инструментов и процессов; это также связано с изменением корпоративной культуры. Девиз модели зрелости Канбан:

Практика дает результаты.

Культура диктует практику.

За ценностями следует культура.

Руководствуйтесь ценностями.

Организации могут использовать Канбан для более эффективного управления процессами в удаленных командах, ориентируясь на ценности, создавая либеральную, сплоченную культуру высокого доверия и эффективно применяя принципы Канбан.