Эта статья рассказывает о том, как эффективно использовать систему Канбан для управления рабочими процессами в удаленных командах. Канбан, который зародился в производственной системе Toyota, основан на принципах визуализации работы, ограничения незавершенной работы, управления потоком и непрерывного совершенствования.
Использование досок и карточек Канбан может помочь удаленным командам улучшить прозрачность, общение, гибкость и эффективность. В статье даются рекомендации по настройке доски Канбан, эффективному использованию карточек Канбан и решению типичных проблем с управлением удаленными рабочими процессами.
Важно отметить, что для успешного внедрения Канбана требуются не только инструменты и практики, но и изменение организационной культуры в соответствии с ценностями Канбана. Руководствуясь ценностями и создавая правильную культуру, организации могут воспользоваться преимуществами Канбана для оптимизации рабочих процессов удаленных команд.
Понимание Канбана и его истоков
Канбан, японское название, которое означает «рекламный щит» или «вывеска», представляет собой систему управления рабочим процессом, которая возникла в производственной системе Toyota в конце 1940-х годов. Этот метод был создан для повышения эффективности, сокращения потерь и развития культуры постоянного улучшения. Несколько отраслей приняли Канбан, в первую очередь технологическая отрасль, которая часто используется в разработке программного обеспечения и управлении проектами.
Канбан-принципы
Канбан основан на четырех основных принципах:
Визуализируйте работу. Визуализируя работу, команды могут понять прогресс и процесс.
Незавершенное производство должно быть ограничено (WIP). Минимизируя его, команды могут сосредоточиться на завершении проектов, а не на запуске новых.
Управляйте потоком. Мониторинг рабочего процесса и управление им обеспечивают бесперебойную работу и помогают выявлять узкие места.
Повторите. Канбан побуждает команды постоянно пересматривать и улучшать свои процессы.
Преимущества использования Канбана в удаленной обстановке
Использование Канбана в удаленном контексте имеет ряд преимуществ. Это дает четкое визуальное представление о работе, облегчая удаленным членам команды понимание своих обязанностей и общего состояния проекта. Канбан также способствует прозрачности и открытому общению, которые необходимы для удаленной работы. В-третьих, упор на постоянное совершенствование хорошо сочетается с часто динамичным характером удаленной работы, где необходимы гибкость и оперативность.
Больше прозрачности: Канбан-доска — это единая точка контакта для информации о статусе проекта. Эта прозрачность может помочь гарантировать, что все в команде знают о том, что происходит, какие задачи выполняются, кто отвечает за каждую задачу и какая работа будет следующей. Такая открытость особенно полезна в контексте удаленной работы, когда общение может быть затруднено.
Улучшение связи: Поскольку каждый может видеть ход выполнения каждого задания, меньше необходимости в регулярных обновлениях статуса и проверках, что позволяет уделять больше времени фактической работе. Это также помогает предотвратить неправильные представления или недопонимание относительно статуса задачи.
Акцент на постоянном улучшении: Канбан побуждает команды часто анализировать и оценивать свои процессы на предмет потенциальных улучшений. Это соответствует динамическому характеру удаленной работы, поскольку команды часто должны быть гибкими и приспосабливаться к изменяющимся условиям.
Улучшенное управление рабочей нагрузкой: ограничивая незавершенную работу, Канбан может помочь членам команды избежать перегрузки слишком большим количеством задач одновременно. Это особенно полезно в условиях удаленной работы, когда границы между работой и личной жизнью могут стираться.
Больше гибкости: Канбан не требует строгого планирования и составления графиков, в отличие от других методов. Вместо этого он обеспечивает гибкость в управлении заданиями и перераспределении приоритетов по мере необходимости. Это особенно полезно в условиях удаленной работы, когда могут возникнуть непредвиденные проблемы, требующие быстрой смены акцента.
Сокращение отходов: Четко визуализируя работу и ограничивая незавершенную работу, Канбан может помочь в выявлении неэффективности и потерь, таких как задания, которые занимают слишком много времени, ненужные задачи или дисбаланс рабочей нагрузки. Это повлечь за собой повышение эффективности использования ресурсов.
Создание своей первой канбан-доски
Создание вашей первой канбан-доски — важный первый шаг в использовании канбан-подхода. Вот меры, которые необходимо предпринять, чтобы сделать это правильно:
Определите этапы рабочего процесса. Первый шаг — определить этапы каждой задачи от начала до конца. Для очень простых рабочих процессов это может быть просто «Сделать», «Выполняется» и «Готово». Тем не менее, для более сложных рабочих процессов могут использоваться такие фразы, как «Журнал невыполненных работ», «Готово к разработке», «Разработка», «Тестирование», «Готово к проверке», «Рецензирование» и «Готово».
Добавьте столбцы для каждого этапа: После того, как вы определили этапы своего рабочего процесса, добавьте столбец на свою канбан-доску для каждого этапа. Это можно сделать на бумаге с помощью стикеров и доски или в цифровом виде с помощью таких приложений, как Rememo. Каждый столбец представляет собой отдельный этап вашего рабочего процесса.
Создавайте канбан-карты: Создавайте канбан-карточки для каждой задачи. Каждая карточка должна содержать информацию о задаче, такую как краткое описание, ответственное лицо и срок выполнения. Это могут быть стикеры на физической доске. Обычно это встроенные функции на цифровой плате.
Заполните доску: Теперь вы можете начать заполнять доску своими обязанностями. Поместите карточки канбана в столбец, соответствующий текущему этапу рабочего процесса.
Установите лимиты незавершенного производства: Ограничения незавершенного производства (WIP) необходимы для Канбана. Это максимальное количество заданий одновременно на определенном этапе. Установление лимитов незавершенного производства помогает предотвратить перегрузку и повышает концентрацию на завершении работы.
Начните использовать доску: Теперь, когда ваша доска настроена, начните ее использовать! Перемещайте правильные карточки канбана в соответствующие столбцы по мере выполнения задач.
Регулярно оценивайте и обновляйте доску: Канбан-доска — это не решение «положил и забыл». Его следует проверять и обновлять часто, желательно ежедневно. Это держит правление доски и команду на верном пути.
Как эффективно использовать канбан-карты
Карточки Канбан — это сердце системы. Каждая карточка должна содержать важную информацию о задании, такую как описание, ответственное лицо, срок выполнения и любые связанные примечания или приложения. Предоставляя подробную и точную информацию на каждой карточке, члены команды могут легко понять, что от них ожидается, уменьшая неопределенность и недопонимание.
Карточки являются важным системным компонентом, выступающим в качестве визуального представления рабочих элементов в рабочем процессе. Вот как максимально использовать их:
Четкая и краткая информация: Каждая карточка должна содержать всю необходимую информацию о задаче. Здесь кратко объясняется задача, ответственное лицо, крайний срок и другая важная информация, например, зависимости задачи или связанные документы. Чтобы избежать неправильных представлений, эта информация должна быть точной и прямой.
Частые обновления: Канбан-карты должны регулярно обновляться, чтобы отражать ход выполнения задачи. После выполнения задачи соответствующую карточку следует переместить из столбца «Сделать» в столбец «Выполняется». Карточка должна перемещаться из одного столбца (или состояния) в другое по мере продолжения работы.
Визуальные индикаторы: Используйте визуальные индикаторы, чтобы привлечь внимание к важной информации. Это позволяет членам команды быстро определять критические задачи или понимать характер деятельности. Цветовое кодирование может использоваться в зависимости от приоритета задачи или тегов для отдельных видов работ.
Сокращение незавершенного производства (WIP): Канбан-карты также могут сократить незавершенное производство (WIP). Команды могут избежать перегрузки, ограничив количество карточек в столбце «Выполняется» и сосредоточившись на выполнении задач, а не на инициировании новых.
Обратная связь и улучшение: После выполнения задачи команда может проанализировать карту Канбан на предмет извлеченных уроков или улучшений процесса. Это согласуется с идеей Канбана о постоянном улучшении.
Интеграция с цифровыми инструментами: Если вы используете цифровую доску, вы можете использовать такие возможности, как прикрепление файлов, связывание с другими задачами, создание напоминаний и автоматизация обновлений, чтобы сделать ваши карточки Канбан еще более полезными.
Решение распространенных проблем в удаленном управлении рабочими процессами
Удаленное управление рабочим процессом связано с уникальными проблемами, такими как пробелы в общении, отсутствие информации о действиях членов команды и трудности с отслеживанием прогресса. Канбан может помочь в решении этих проблем. Визуализация работы устраняет пробелы в общении и обеспечивает наглядность. Ограничение WIP гарантирует, что члены команды не будут перегружены задачами. Кроме того, Канбан-доска — единственный источник надежной информации для отслеживания прогресса.
Управление рабочим процессом в удаленном контексте может создавать определенные проблемы. Вот как вы можете использовать Канбан и другие передовые методы для решения некоторых из наиболее распространенных проблем:
Пробелы в общении: из-за разных часовых поясов, отсутствия личных встреч или зависимости от текстового общения удаленные команды часто сталкиваются с пробелами в общении. Канбан устраняет эти пробелы, предлагая визуальное изображение работы, которое служит единственным источником достоверной информации о прогрессе команды. Частые стендапы или контрольные встречи, возможно, в начале или в конце дня, также могут помочь держать всех на одной волне.
Недостаточная видимость: в удаленной ситуации знание того, над чем все работают, может быть сложной задачей, что приводит к дублированию усилий или тому, что вещи остаются незамеченными. Все задачи видны на канбан-доске с указанием их статуса и ответственного лица. Это упрощает отслеживание прогресса и гарантирует, что все знают, кто над чем работает.
Сложность отслеживания прогресса: без ощутимых признаков офиса отслеживание хода работы может быть затруднено. Канбан может помочь в этом, визуализируя рабочий процесс. Чтобы помочь отслеживать прогресс, решения для управления цифровыми проектами могут включать такие элементы, как диаграммы Ганта, диаграммы выгорания и автоматические отчеты.
Перегрузка и выгорание: удаленные работники часто испытывают трудности с управлением рабочей нагрузкой, что приводит к стрессу и выгоранию. Канбан помогает членам команды сосредоточиться на ограниченном количестве задач, ограничивая незавершенное производство (WIP), снижая риск перегрузки. Также очень важно соблюдать границы и гарантировать, что сотрудники не будут доступны 24 часа в сутки, семь дней в неделю.
Изоляция и отстраненность: Удаленные работники могут испытывать чувство изоляции и оторванности от команды. Частые встречи команды, встречи один на один и мероприятия по виртуальному тимбилдингу могут помочь людям оставаться на связи. Также важно поощрять открытое общение и обратную связь.
Технические проблемы: Поскольку удаленные работники в значительной степени полагаются на технологии, технические сбои могут привести к снижению производительности. Предоставление надежной ИТ-помощи и обеспечение всех членов команды надлежащим оборудованием и программным обеспечением может помочь в предотвращении и решении этих проблем.
Культурные сдвиги необходимы для успешного развертывания Канбан
Внедрение Канбана требует изменения культуры в организации. Речь идет о внедрении новых технологий или методов и изменении образа мышления и работы людей.
Культуру организации можно определить как набор ценностей и норм, определяющих ее идентичность и поведение в результате усилий по согласованию решений и действий с ценностями и нормами, которых она придерживается. Согласно модели зрелости Канбан (KMM), предполагаемые результаты следуют за развертыванием практик, которые могут следовать только культуре. В результате все изменения должны начинаться с принятых ценностей.
Эти принципы особенно важны в удаленных ситуациях, когда общение и сотрудничество могут быть затруднены. Чтобы добиться необходимых изменений, предприятия должны стремиться к либеральной, единой культуре с высоким уровнем доверия. Помните, что культура податлива, ее можно формировать и расширять.
Лидеры определяют культуру организации своими решениями и действиями. Интеграция ценностей и принятие практик могут «взломать» организационную культуру, внедрив новые ценности и изменив социологию.
Заключение: использование Канбана для удаленного управления рабочими процессами
Использование Канбана для удаленного управления рабочими процессами — это обдуманное решение, которое может значительно повысить производительность команды и результаты проекта. Команды могут решать конкретные проблемы удаленной работы, визуализируя работу, контролируя незавершенное производство, управляя рабочим процессом и поддерживая культуру постоянного совершенствования.
Обратите внимание, что успешное развертывание Канбана зависит не только от инструментов и процессов; это также связано с изменением корпоративной культуры. Девиз модели зрелости Канбан:
Практика дает результаты.
Культура диктует практику.
За ценностями следует культура.
Руководствуйтесь ценностями.
Организации могут использовать Канбан для более эффективного управления процессами в удаленных командах, ориентируясь на ценности, создавая либеральную, сплоченную культуру высокого доверия и эффективно применяя принципы Канбан.
Часто задаваемые вопросы
В каких отраслях, помимо разработки программного обеспечения, используется Канбан?Канбан используется в различных отраслях помимо разработки программного обеспечения, включая производство, здравоохранение, маркетинг и даже личную продуктивность. Принципы визуализации работы, ограничения НЗР и непрерывного совершенствования широко применимы.
Чем Канбан отличается от других гибких методологий, таких как Скрам?Хотя оба являются гибкими методологиями, Скрам имеет итерации фиксированной длины (спринты), тогда как Канбан более гибкий и непрерывный. Канбан фокусируется на визуализации потока работы, в то время как Скрам имеет определенные роли, церемонии и артефакты.
Можно ли использовать Канбан для сложных проектов с взаимозависимостями?Да, Канбан может справиться со сложными проектами, используя такие методы, как плавательные дорожки для разделения различных рабочих потоков и визуализации зависимостей на доске. Тем не менее, правильное планирование и общение имеют решающее значение.
Как Канбан справляется со срочной или неожиданной работой?Канбан разработан, чтобы быть гибким. Срочные задачи могут быть добавлены на доску и приоритезированы по мере необходимости. Однако по-прежнему важно ограничивать НЗР и не перегружать команду.
Какие метрики можно использовать для измерения эффективности Канбана?Общими метриками Канбана являются время выполнения (время от создания задачи до ее завершения), время цикла (время, фактически затраченное на выполнение задачи), пропускная способность (задачи, выполненные за период времени) и НЗР. Эти показатели помогают выявить узкие места и возможности для улучшения.
Как адаптировать Канбан для команд с участниками в разных часовых поясах?Цифровые доски Канбан, доступные 24/7, идеально подходят для распределенных команд. Регулярные stand-up или check-in, даже если они асинхронны, помогают поддерживать слаженность всех участников. Также важно иметь четкие правила относительно рабочего времени и общения.
Каковы некоторые распространенные ошибки при внедрении Канбана?Распространенные ошибки включают неправильное ограничение НЗР, нерегулярное обновление доски, неиспользование метрик для улучшений и неполное одобрение команды. Важно обучить команду принципам Канбана и постоянно пересматривать и адаптировать процесс.
Можно ли использовать Канбан в сочетании с другими методологиями?Да, Канбан можно использовать в сочетании с другими методологиями, такими как Скрам, DevOps или PRINCE2. Многие команды используют Канбан в спринтах Скрама, например. Ключ в том, чтобы адаптироваться и использовать то, что лучше всего работает для команды и проекта.
