Основные функции и инструменты систем управления проектами

• 1) Централизация

• 2) Координация

• 3) Общение

• 1) Инструменты обмена мгновенными сообщениями в реальном времени

• 2) Инструменты базы знаний

• 3) Инструменты обмена файлами

• Отличия проектного управления от традиционного менеджмента

• Заключение

Без надлежащего программного обеспечения и специальных цифровых инструментов, усилия, необходимые для управления проектами могут сильно вырасти.

Затраты времени на ведение десятков электронных таблиц и попытки отслеживать все информационные потоки по проекту лишают менеджера возможности рационально распоряжаться своим временем.

Оптимизация времени и трудозатрат на управление коммуникациями проекта определяют рабочие инструменты. Существуют две общие группы, которые необходимо использовать для более эффективного управления работой:

• инструменты для управления совместной работы;

• инструменты для управления личной продуктивностью.

Инструменты управления проектами могут отличаться, но чаще всего они представляют собой компьютерные программы, позволяющие менеджерам проектов планировать, выполнять и управлять своими проектами в одном централизованном месте.

Информационная система управления проектом представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

Программное обеспечение для управления проектами (project management system  - PMS) — это программное приложение, обычно доступное для всех компьютерных систем, которое обладает простотой в навигации и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Это позволяет менеджерам эффективно контролировать проекты. 

Самое современное программное обеспечение для управления проектами способно оказать большую помощь менеджерам на всех этапах: от планирования до управления затратами. 

Можно выделить три основных преимущества внедрения программного обеспечения класса PMS для управления коммуникациями проекта:

1) Централизация

Программное обеспечение для управления проектами создает центральную рабочую область и базу знаний для обмена, отслеживания и хранения документов. Без такой централизации становится сложно отслеживать задачи и проекты.

Журналы учета рабочего времени позволяют менеджерам просматривать прошлые проекты, чтобы точно предсказать, сколько времени займет выполнение определенных задач, и оценить оплачиваемые часы. Эта информация также может быть использована для определения прибыльности потенциальных проектов.

Программное обеспечение сокращает трудозатраты и время, необходимые для отслеживания и агрегирования данных в ручном режиме.

2) Координация

Программное обеспечение для управления проектами может помочь проектным группам координировать задачи и автоматизировать рабочий процесс. Проинформирует назначенных исполнителей о наступлении времени события в рамках проекта или его завершении. Это поможет сократить задержки и избавляет руководителя проекта от необходимости действовать в качестве посредника.

ПО для управления проектами также позволяет отслеживать ход работы, препятствия и успехи. Преимущество программного обеспечения для проектов номер один — это учет рабочего времени. Наблюдение за временем помогает владельцам бизнеса выявлять и устранять узкие места и пустую трату времени. Эта функция также позволяет на раннем этапе выявлять задержки и проблемы.

Кроме того, без системного подхода и централизованной базы, предназначенной для координации и обмена знаниями, документы могут быть легко потеряны. Связь может быть упущена, а команды могут использовать нечеткую информацию для исполнения своих задач. Программное обеспечение для управления проектами гарантирует, что качество не пострадает, а выполнение задач не займет больше времени, чем необходимо.

3) Общение

Упрощенное общение — одно из самых значительных преимуществ программного обеспечения для управления проектами. Компании все больше полагаются на удаленные команды, подрядчиков и фрилансеров. Следовательно, становится все более важным, чтобы инициаторы и менеджеры проекта могли эффективно общаться с членами команды, которые не обязательно находятся в центральном офисе.

Программное обеспечение, предназначенное для управления проектами, предоставляет всем ключевым сторонам мгновенный доступ к обновлениям. Позволяет видеть отчеты о ходе работ и уведомления о проектах, где бы сотрудники не находились. Заинтересованным сторонам не нужно ожидать предоставления отчетности, а централизация позволяет всем оставлять отзывы о задачах, не создавая длинных и сложных цепочек переписки.

Ниже перечислены три категории цифровых инструментов, которые могут помочь в управлении задачами проекта и совместной работе. Как правило, они включены в большинство программ по управлению проектами:

1) Инструменты обмена мгновенными сообщениями в реальном времени

Сфера с острой конкуренцией — инструменты, которые позволяют людям переписываться или общаться в видеочате с коллегами в режиме реального времени. На рынке обмена мгновенными сообщениями доминируют такие инструменты, как Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter, Facebook Messenger, а также растущее число мобильных приложений.

2) Инструменты базы знаний

Здесь хранятся объединенные пакеты документов по проектам, реализуемым или завершенным, доступные для всех членов через базу данных с возможностью поиска. Целесообразно использовать внутренние блоги или Wiki. Инструмент управления базой знаний позволит документировать процессы, а также фиксировать опыт и делиться им с командой, чтобы знания были доступны для всех.

3) Инструменты обмена файлами

Для совместной работы требуются инструменты для обмена файлами. Эти инструменты должны позволять легко сохранять, синхронизировать и обмениваться файлами с командой.

Помимо прикрепления файлов к электронным письмам, существует множество других вариантов. Проблема, с которой сталкиваются многие организации при использовании этих типов инструментов, заключается в том, что они не подходят или недостаточно гибки, чтобы соответствовать любому типу проекта.

Например, использование только таких инструментов, как электронная почта и групповой обмен сообщениями для управления проектами, приводит к легкой потере информации, проблемам с версиями документов, нечетким установкам приоритетов и зависимости задач и многому другому.

Именно здесь на помощь приходит программное обеспечение для управления проектами.

В конечном счете, существуют безграничные возможные применения ИТ-технологий в производственном или сервисном бизнесе, а также в любой проектной деятельности. Производительность и эффективность улучшается благодаря применению ИТ-технологий. Следовательно, улучшается способность организации выйти на новые рынки или сотрудничать с новыми партнерами. Это помогает поддерживать эффективные коммуникации со всеми заинтересованными сторонами.

Отличия проектного управления от традиционного менеджмента

В этом быстрорастущем мире управление проектами стало одним из самых важных факторов. Менеджмент проектов помогает предприятиям минимизировать сбои в бизнес-процессах. Как малые, так и крупные организации во всем мире используют технологии. В зависимости от применяемых систем управления проектами, успешно реализуют проекты инновационные, организационные и иные проекты. Инструменты проектного управления помогают исключить отклонения и сбои независимо от субъекта. Они одинакового хорошо решают задачи управления как рабочими процессами, так командой или временем.

Уникальный характер проектной деятельности связан с уникальностью ее продукта. По этой причине для проектной деятельности резко повышается фактор неопределенности. Также возрастают инвестиционные и инновационные риски. Она призвана обеспечить эффективное достижение целей проектного цикла и определенных результатов по составу, объему, стоимости и времени работ, качеству и удовлетворению участников проекта, путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения.

Сравним ряд признаков, которые характерны для традиционного и проектного менеджмента сегодня:

1. Традиционный менеджмент ориентирован на ход событий, в то время как проектный менеджмент стремится к достижению определенной, заданной цели;

2. Традиционный менеджмент ориентирован на организацию. Проектный – на результат;

3. Важной характеристикой традиционного менеджмента является отсутствие определенного срока окончания. Проектный менеджмент зачастую строго ограничен как в финансах, так и во времени;

4. В традиционном менеджменте идет планирование распределения позиций. В проектном тщательно планируются используемые ресурсы;

5. Традиционному менеджменту важен рабочий процесс, а проектный менеджмент в большей мере ориентируется на определение и достижение целей;

6. В традиционном менеджменте принята общая рабочая норма, а в проектном – приемка по окончанию;

7. Традиционный менеджмент характеризует относительная надежность, а проектный менеджмент – предсказуемая надежность;

8. В традиционном менеджменте есть опасность монотонности. В проектном – наоборот, присутствует разнообразие, приоритет отдан ненормированности;

9. В традиционном менеджменте привлечен постоянный персонал. В проектном – проектная команда, которая меняется в зависимости от проекта.

Проектный подход к организации деятельности позволяет получить определенные преимущества в достижении целей, а именно:

1. Выделять конкретные, значимые, достижимые цели;

2. Определять потребность и эффективно планировать ресурсное обеспечение проектов;

3. Организовывать взаимодействие участников проекта;

4. Осуществлять оперативный контроль;

5. Повысить ответственность менеджеров проекта за достижение конечных результатов.

Таким образом, традиционное управление проектами — это универсальная практика. Она включает в себя набор разработанных методов, используемых для планирования, оценки и контроля. Цель этих методов - достичь желаемого результата вовремя, в пределах бюджета и в соответствии со спецификациями.

Концепция традиционного управления проектами основана на опыте и инструментах, применяемых в предсказуемой среде.

Каждый проект соответствует одному жизненному циклу, который включает в себя пять этапов: инициирование, планирование, выполнение, управление и закрытие.

Конечной традиционного управления целью является полная уверенность, что все задачи выполняются в заданной последовательности.

Исследования взаимосвязи между традиционным и гибким управлением проектами показывает, что в гибкие методы управления получили широкое распространение с 60-х гг. ХХ века, традиционные методы проектного управления появились примерно в это же время, однако, они использовались в больше степени для применения в крупных долгосрочных проектах, реализуемых в стабильной среде.

Предпосылкой для применения традиционных методов управления проектами является возможность детального планирования проекта.Методы современного проект-менеджмента в большей степени ориентированы на управление в условиях неопределенности.

Заключение

Современные методы управления проектами соответствуют преимущественно потребностям заказчиков, особенно если требования изменяются со временем. Применение современных методов управления проектами эффективно, когда компании работают в средах с высокой неопределенностью.

Современные методы управления проектами с акцентом на гибкое управление являются хорошей альтернативой для клиент-ориентированных компаний, ищущих новые способы управления проектами в турбулентной среде.