Основные функции и инструменты систем управления проектами

Основные функции и инструменты систем управления проектами

Эта статья обсуждает важность программного обеспечения для управления проектами для эффективного управления проектами. В ней описываются ключевые функции централизации, координации и коммуникации, которые предоставляет такое программное обеспечение. В статье также сравнивается традиционное управление с управлением проектами, отмечая, что управление проектами ориентировано на цели, ограничено по времени и сосредоточено на достижении конкретных результатов за счет тщательного планирования ресурсов и специальной проектной команды. Современные методы управления проектами, такие как agile, выделяются как хорошо подходящие для ориентированных на клиента компаний, работающих в турбулентной среде.



Без надлежащего программного обеспечения и специальных цифровых инструментов, усилия, необходимые для управления проектами могут сильно вырасти.

Затраты времени на ведение десятков электронных таблиц и попытки отслеживать все информационные потоки по проекту лишают менеджера возможности рационально распоряжаться своим временем.

Оптимизация времени и трудозатрат на управление коммуникациями проекта определяют рабочие инструменты. Существуют две общие группы, которые необходимо использовать для более эффективного управления работой:

  • инструменты для управления совместной работы;

  • инструменты для управления личной продуктивностью.

Инструменты управления проектами могут отличаться, но чаще всего они представляют собой компьютерные программы, позволяющие менеджерам проектов планировать, выполнять и управлять своими проектами в одном централизованном месте.

functions and tools of project management systems

Информационная система управления проектом представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

Программное обеспечение для управления проектами (project management system  - PMS) — это программное приложение, обычно доступное для всех компьютерных систем, которое обладает простотой в навигации и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Это позволяет менеджерам эффективно контролировать проекты. 

Самое современное программное обеспечение для управления проектами способно оказать большую помощь менеджерам на всех этапах: от планирования до управления затратами. 

Можно выделить три основных преимущества внедрения программного обеспечения класса PMS для управления коммуникациями проекта:

1) Централизация

Программное обеспечение для управления проектами создает центральную рабочую область и базу знаний для обмена, отслеживания и хранения документов. Без такой централизации становится сложно отслеживать задачи и проекты.

Журналы учета рабочего времени позволяют менеджерам просматривать прошлые проекты, чтобы точно предсказать, сколько времени займет выполнение определенных задач, и оценить оплачиваемые часы. Эта информация также может быть использована для определения прибыльности потенциальных проектов.

Программное обеспечение сокращает трудозатраты и время, необходимые для отслеживания и агрегирования данных в ручном режиме.

2) Координация

Программное обеспечение для управления проектами может помочь проектным группам координировать задачи и автоматизировать рабочий процесс. Проинформирует назначенных исполнителей о наступлении времени события в рамках проекта или его завершении. Это поможет сократить задержки и избавляет руководителя проекта от необходимости действовать в качестве посредника.

ПО для управления проектами также позволяет отслеживать ход работы, препятствия и успехи. Преимущество программного обеспечения для проектов номер один — это учет рабочего времени. Наблюдение за временем помогает владельцам бизнеса выявлять и устранять узкие места и пустую трату времени. Эта функция также позволяет на раннем этапе выявлять задержки и проблемы.

Кроме того, без системного подхода и централизованной базы, предназначенной для координации и обмена знаниями, документы могут быть легко потеряны. Связь может быть упущена, а команды могут использовать нечеткую информацию для исполнения своих задач. Программное обеспечение для управления проектами гарантирует, что качество не пострадает, а выполнение задач не займет больше времени, чем необходимо.

3) Общение

Упрощенное общение — одно из самых значительных преимуществ программного обеспечения для управления проектами. Компании все больше полагаются на удаленные команды, подрядчиков и фрилансеров. Следовательно, становится все более важным, чтобы инициаторы и менеджеры проекта могли эффективно общаться с членами команды, которые не обязательно находятся в центральном офисе.

Программное обеспечение, предназначенное для управления проектами, предоставляет всем ключевым сторонам мгновенный доступ к обновлениям. Позволяет видеть отчеты о ходе работ и уведомления о проектах, где бы сотрудники не находились. Заинтересованным сторонам не нужно ожидать предоставления отчетности, а централизация позволяет всем оставлять отзывы о задачах, не создавая длинных и сложных цепочек переписки.

Ниже перечислены три категории цифровых инструментов, которые могут помочь в управлении задачами проекта и совместной работе. Как правило, они включены в большинство программ по управлению проектами:

1) Инструменты обмена мгновенными сообщениями в реальном времени

Сфера с острой конкуренцией — инструменты, которые позволяют людям переписываться или общаться в видеочате с коллегами в режиме реального времени. На рынке обмена мгновенными сообщениями доминируют такие инструменты, как Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter, Facebook Messenger, а также растущее число мобильных приложений.

2) Инструменты базы знаний

Здесь хранятся объединенные пакеты документов по проектам, реализуемым или завершенным, доступные для всех членов через базу данных с возможностью поиска. Целесообразно использовать внутренние блоги или Wiki. Инструмент управления базой знаний позволит документировать процессы, а также фиксировать опыт и делиться им с командой, чтобы знания были доступны для всех.

3) Инструменты обмена файлами

Для совместной работы требуются инструменты для обмена файлами. Эти инструменты должны позволять легко сохранять, синхронизировать и обмениваться файлами с командой.

Помимо прикрепления файлов к электронным письмам, существует множество других вариантов. Проблема, с которой сталкиваются многие организации при использовании этих типов инструментов, заключается в том, что они не подходят или недостаточно гибки, чтобы соответствовать любому типу проекта.

Например, использование только таких инструментов, как электронная почта и групповой обмен сообщениями для управления проектами, приводит к легкой потере информации, проблемам с версиями документов, нечетким установкам приоритетов и зависимости задач и многому другому.

Именно здесь на помощь приходит программное обеспечение для управления проектами.

В конечном счете, существуют безграничные возможные применения ИТ-технологий в производственном или сервисном бизнесе, а также в любой проектной деятельности. Производительность и эффективность улучшается благодаря применению ИТ-технологий. Следовательно, улучшается способность организации выйти на новые рынки или сотрудничать с новыми партнерами. Это помогает поддерживать эффективные коммуникации со всеми заинтересованными сторонами.

Отличия проектного управления от традиционного менеджмента

В этом быстрорастущем мире управление проектами стало одним из самых важных факторов. Менеджмент проектов помогает предприятиям минимизировать сбои в бизнес-процессах. Как малые, так и крупные организации во всем мире используют технологии. В зависимости от применяемых систем управления проектами, успешно реализуют проекты инновационные, организационные и иные проекты. Инструменты проектного управления помогают исключить отклонения и сбои независимо от субъекта. Они одинакового хорошо решают задачи управления как рабочими процессами, так командой или временем.

Уникальный характер проектной деятельности связан с уникальностью ее продукта. По этой причине для проектной деятельности резко повышается фактор неопределенности. Также возрастают инвестиционные и инновационные риски. Она призвана обеспечить эффективное достижение целей проектного цикла и определенных результатов по составу, объему, стоимости и времени работ, качеству и удовлетворению участников проекта, путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения.

Сравним ряд признаков, которые характерны для традиционного и проектного менеджмента сегодня:

  1. Традиционный менеджмент ориентирован на ход событий, в то время как проектный менеджмент стремится к достижению определенной, заданной цели;

  2. Традиционный менеджмент ориентирован на организацию. Проектный – на результат;

  3. Важной характеристикой традиционного менеджмента является отсутствие определенного срока окончания. Проектный менеджмент зачастую строго ограничен как в финансах, так и во времени;

  4. В традиционном менеджменте идет планирование распределения позиций. В проектном тщательно планируются используемые ресурсы;

  5. Традиционному менеджменту важен рабочий процесс, а проектный менеджмент в большей мере ориентируется на определение и достижение целей;

  6. В традиционном менеджменте принята общая рабочая норма, а в проектном – приемка по окончанию;

  7. Традиционный менеджмент характеризует относительная надежность, а проектный менеджмент – предсказуемая надежность;

  8. В традиционном менеджменте есть опасность монотонности. В проектном – наоборот, присутствует разнообразие, приоритет отдан ненормированности;

  9. В традиционном менеджменте привлечен постоянный персонал. В проектном – проектная команда, которая меняется в зависимости от проекта.

Проектный подход к организации деятельности позволяет получить определенные преимущества в достижении целей, а именно:

  1. Выделять конкретные, значимые, достижимые цели;

  2. Определять потребность и эффективно планировать ресурсное обеспечение проектов;

  3. Организовывать взаимодействие участников проекта;

  4. Осуществлять оперативный контроль;

  5. Повысить ответственность менеджеров проекта за достижение конечных результатов.

Таким образом, традиционное управление проектами — это универсальная практика. Она включает в себя набор разработанных методов, используемых для планирования, оценки и контроля. Цель этих методов - достичь желаемого результата вовремя, в пределах бюджета и в соответствии со спецификациями.

Концепция традиционного управления проектами основана на опыте и инструментах, применяемых в предсказуемой среде.

Каждый проект соответствует одному жизненному циклу, который включает в себя пять этапов: инициирование, планирование, выполнение, управление и закрытие.

Конечной традиционного управления целью является полная уверенность, что все задачи выполняются в заданной последовательности.

Исследования взаимосвязи между традиционным и гибким управлением проектами показывает, что в гибкие методы управления получили широкое распространение с 60-х гг. ХХ века, традиционные методы проектного управления появились примерно в это же время, однако, они использовались в больше степени для применения в крупных долгосрочных проектах, реализуемых в стабильной среде.

Предпосылкой для применения традиционных методов управления проектами является возможность детального планирования проекта.Методы современного проект-менеджмента в большей степени ориентированы на управление в условиях неопределенности.

Заключение

Современные методы управления проектами соответствуют преимущественно потребностям заказчиков, особенно если требования изменяются со временем. Применение современных методов управления проектами эффективно, когда компании работают в средах с высокой неопределенностью.

Современные методы управления проектами с акцентом на гибкое управление являются хорошей альтернативой для клиент-ориентированных компаний, ищущих новые способы управления проектами в турбулентной среде.

Часто задаваемые вопросы

Какие ключевые функции следует искать в программном обеспечении для управления проектами?

При выборе программного обеспечения для управления проектами обратите внимание на такие функции, как управление задачами, распределение ресурсов, учет времени, инструменты для совместной работы, отчетность и аналитика, а также интеграция с другими инструментами.

Как программное обеспечение для управления проектами улучшает командное взаимодействие?

Программное обеспечение для управления проектами предоставляет централизованную платформу для общения членов команды, обмена файлами и совместной работы над задачами в режиме реального времени. Оно помогает оптимизировать рабочие процессы, уменьшить недопонимание и гарантировать, что все будут на одной волне, даже при удаленной работе.

Какие преимущества использования гибких методологий управления проектами?

Гибкие методологии управления проектами предлагают повышенную гибкость, более быструю доставку, улучшенную удовлетворенность клиентов и лучшее управление рисками. Они позволяют командам быстро адаптироваться к изменениям, приоритизировать обратную связь от клиентов и поставлять ценность постепенно.

Как программное обеспечение для управления проектами может помочь с распределением ресурсов?

Программное обеспечение для управления проектами предоставляет инструменты для эффективного планирования и распределения ресурсов. Оно помогает выявлять нехватку ресурсов, отслеживать коэффициенты использования и оптимизировать распределение ресурсов между несколькими проектами.

Какие передовые практики внедрения программного обеспечения для управления проектами?

При внедрении программного обеспечения для управления проектами важно определить четкие цели, вовлечь заинтересованные стороны, обеспечить адекватное обучение и установить структуру управления. Начните с пилотного проекта, соберите отзывы и постоянно совершенствуйте процессы.

Как программное обеспечение для управления проектами может помочь в управлении рисками?

Программное обеспечение для управления проектами предоставляет инструменты для выявления, оценки и снижения проектных рисков. Оно помогает отслеживать потенциальные проблемы, назначать владельцев рисков и разрабатывать планы действий в непредвиденных обстоятельствах.

Какие общие проблемы при внедрении программного обеспечения для управления проектами?

Общие проблемы при внедрении программного обеспечения для управления проектами включают сопротивление изменениям, отсутствие принятия пользователями, проблемы с миграцией данных и интеграцию с существующими инструментами. Чтобы преодолеть эти проблемы, важно вовлечь пользователей в процесс выбора


Yandex pixel