Занимательная статистика
Работа всех канбан-команд вращается вокруг Канбан-доски — специального инструмента, используемого для визуализации работы и оптимизации потока.
Понимание канбан-досок: как они работают и их преимущества, В отношении конечного вида Канбан-доски единого мнения нет. Джим Бенсон разработал простую канбан-доску, которая фокусируется на правилах Канбан, а именно на ограничении незавершенной работы и визуализации работы. Он утверждает, что «чем больше правил вы добавляете, тем меньше они вписываются в контекст».
Дэвид Андерсон выделяет пять компонентов, которые должны быть на каждой доске:
Визуальные сигналы;
Столбцы;
Ограничения незавершенного производства;
Пункт обязательства;
Пункт доставки.
Любой начинающий менеджер, в свою очередь, может начать создавать свою систему Канбан, настроив самую простую Канбан-доску с тремя основными столбцами — «Запрошено», «Выполняется» и «Готово». Это требование не является жестким - команды могут настраивать доски в соответствии с рабочим процессом любым удобным для них способом. Макет таблицы для ИТ-разработчиков, например, может содержать такие столбцы, как:
«Сделать»: задачи, которые необходимо выполнить;
«Выполняется»: в столбце сгруппированы задачи, которые выполняются;
«Для тестирования»: здесь размещены задачи для тестирования, те, которые ожидают проверки от клиента;
«Выполнено»: в последнем столбце указаны выполненные задачи.
Основы Канбана
В любом случае, цель создания канбан-доски — визуализировать командную работу, стандартизировать рабочий процесс и упростить выявление и устранение причин возникновения любых критических инцидентов внутри потока работы. При правильном построении, управлении и функционировании, Канбан-доска служит хранилищем информации в режиме реального времени, выявляя узкие места в системе и все остальное, что может помешать нормальной работе. С помощью Канбан-доски как простого визуального элемента, служащего единственным источником достоверной информации, любой может быстро видеть все задачи, их текущий статус и обновления.
На каждом этапе, обозначенном на Канбан-доске, размещаются карточки, представляющие различные рабочие элементы, находящиеся в данный момент на данном этапе производства. Карточки могут содержать много важной информации, например, кто отвечает за каждый элемент работы, описание задачи и любые соответствующие документы для контекста, оценку времени и многое другое. Опять же, команды могут настроить соответствующую информацию в соответствии со своими потребностями.
На уровне Канбан-доски концепция «потока» означает, что карты должны проходить через систему как можно более равномерно, без длительного ожидания или блокировки. Все, что мешает течению, должно быть подвергнуто критическому рассмотрению.
Команды берут элементы для работы из верхней части бэклога. Эти пункты — единственное, что касается команды, пока они не будут завершены. Затем члены команды переходят к следующим элементам, которые не выполнены.
Вместо того, чтобы физически обмениваться заметками между участниками, сегодня команды организуют этапы производственных запросов с помощью канбан-доски. Эта доска может быть физической доской с заметками или цифровой доской. Последние часто включаются в инструменты управления проектами.
Физические доски, как правило, теряют свою полезность, когда проект становится слишком сложным. Это связано с тем, что они не могут предоставить много контекста по сравнению с виртуальной доской с функциями для добавления документов и снимков с экрана.
Некоторые команды предпочитают физические доски, но для Agile-команд виртуальные доски становятся незаменимыми. Цифровые доски имеют множество надстроек для анализа и повышения эффективности. Более того, разработчики имеют всю информацию прямо в своем распоряжении при использовании облачных досок Канбан.
Виртуальные доски упрощают архивирование и извлечение карточек, в то время как стикеры на физических досках, как правило, выбрасываются или теряются. Даже сохранившись, они могут стать кошмаром для тех, кому позднее потребуется извлечение систематизированной информации.
Виртуальные доски обеспечивают большую отслеживаемость и улучшают контекст. Дополнительным бонусом является доступность из любого места с подключением к Wi-Fi.
В целом, использование автоматизированной версии канбан-доски позволит:
видеть всю незавершенную работу с первого взгляда;
получать общее представление о проекте и ходе его реализации в режиме реального времени. Для этого достаточно просто перетаскивать карточки, чтобы перемещать задачи по каждому этапу рабочего процесса.
осуществлять систематический анализ рабочих процессов на предмет узких мест и неэффективности;
выявлять места «застревания» рабочего процесса, чтобы добавлять недостающие ресурсы, улучшать процесс или изменять требования;
планировать и внедрять новые рабочие процессы за считанные минуты;
создавать задачи, расставлять приоритеты и назначать задачи, не покидая доски;
использовать функции детального отслеживания на протяжении всего хода работ;
настраивать с помощью пользовательских статусов не только общую, но и персональные доски;
изменять пользовательский вид доски;
отфильтровывать данные, размещенные на доске, по вехам, категориям, типам задач или исполнителям, чтобы получить более персонализированное представление о работе;
получать обновления в режиме реального времени;
получать дополнительную информацию с помощью встроенных инструментов, например, предназначенных для создания диаграмм Ганта.
Отметим, что используя программное обеспечение для управления задачами, можно создать интерактивную Канбан-таблицу и легко поделиться ею со всеми заинтересованными сторонами проекта. Как создать Канбан-доску и запустить рабочий процесс вокруг нее? Вопрос не праздный, хотя ответ прост.
Вот несколько важных рекомендаций для успешного внедрения Канбан-доски в работу структуры:
Визуализировать рабочий процесс: для начала необходимо визуализировать рабочий процесс от запроса клиента до доставки, чтобы понять, как он работает. Для этого рисуется таблица, в которой каждый столбец представляет этап рабочего процесса, и используются карточки для идентификации каждой задачи. Каждый раз, когда стартует работа над задачей, колонка «Список дел» должна быть заменена колонкой «выполняется» и так далее до колонки «Выполнено».
Ограничить количество выполняемых задач: преимущество Канбан состоит в том, что он обеспечивает разумную рабочую нагрузку в соответствии с возможностями команды. Следует избегать многозадачности, которая контрпродуктивна и приводит к пустой трате времени. Ограничение задач в каждом столбце позволит быстро выявить проблемы и точки преткновения.
Управление потоком: цель системы Канбан — создать непрерывный и регулярный рабочий процесс. Для этого следует сосредоточиться на том, как быстрее помещать задачи в таблицу.
Установить правила процесса: чтобы улучшить рабочие процессы, сотрудники должны сначала понять их содержание и причины, почему процессы нуждаются в улучшении. Когда цель ясна, каждый может двигаться вперед в правильном направлении.
Создавать циклы обратной связи: перед Канбан-таблицей ежедневно проводятся обсуждения, которые позволяют поделиться необходимой информацией и узнать, что все делали накануне и кто что делает сегодня. Эти встречи должны быть короткими и прямолинейными.
Делать улучшения вместе: вся команда должна иметь общее видение и понимать проблемы, которые необходимо решить. Таким образом появляется возможность работать вместе, чтобы улучшить рабочий процесс.
Таким образом, как эффективный инструмент, Канбан-доска может иметь значение для успеха и прогресса команды. Канбан-доска помогает командам визуализировать все то, на что расходуется время, и поддерживает систематический анализ, позволяющий легко выявлять и активно решать проблемы.
